Единый архив бумажной и электронной первички — как организовать? Советы специалистов
Переход и проверяющих органов (налоговой — в первую очередь), и госкорпораций, и крупных компаний на электронный документооборот ставит перед бизнесом глобальный вопрос: переходить ли полностью на «электронку» или попытаться оставить некий процент «бумаги» в документообороте. Специалисты утверждают, что второй вариант — предпочтительней.
Почему даже с развитой системой документооборота нужно сохранять «бумагу»
Дело в том, что переход, полностью ил частично, на электронный документооборот — не самоцель. С электронным архивом документов удобней работать, с ним упрощается поиск, с недавнего времени — проще и взаимодействовать с проверяющими органами и крупными контрагентами. Кроме того, электронный архив сам по себе позволяет унифицировать и операции с документами. С учетом этих тезисов эксперты и советуют создавать, модернизировать и вести архивы. Особенно если речь идет о первичных документах.
Совмещение в единой системе архива и работы с документами как электронного, так и бумажного компонентов делают работу организации более гибкой, удобной и безопасной.
Какие документы хранить в бумаге, а какие — в «цифре»
Ничто не мешает перевести в электронный вид все документы, снабдить их соответствующими карточками, встроить в систему электронного архива. Но совсем не обязательно — а часто это просто незаконно — уничтожать или еще каким-то образом избавляться от бумажных оригиналов.
Эксперты уточняют:
- документы длительного и постоянного хранения обязательно стоит сохранить в бумажном виде;
- важные документы (оригиналы) тоже нужно сохранить в бумаге;
- документы, с которыми сотрудники организации встретятся лишь один-два-три раза — можно полностью перевести в цифру.
В результате, вы получаете гибкий инструмент для работы с любыми типами документов: оригиналы бумаг сохранятся, что соответствует требованиям архивного, кадрового и трудового законодательства, а поиск, обработка и хранение оперативных документов останутся быстрыми и удобными. При этом ничто не мешает создать электронную копию бумажного документа, внести ее в архив и работать с ней — пока оригинал лежит в корпоративном архиве, на своем месте.
Услуги компании «Архивный Эксперт»
Компания «Архивный Эксперт» оказывает все виды архивных услуг. В том числе — с нуля создает электронные архивы. Специалисты компании анализируют состав документов заказчика, определяют, в каком виде хранить те или иные типы документов: так, чтобы работать с ними можно было удобно и быстро, а оригиналы сохранялись столько, сколько требует законодательство.
