Договор на обработку документов: зачем он нужен организациям
Архивная обработка документов — процедура, которая обязательна для любой организации. Даже если компания или частное лицо, ИП или фонд не относятся к источникам формирования государственных и муниципальных архивов — для комфортной работы с бумагами архив должен быть архивом, а не сборкой разрозненных документов на полках. Договор на обработку документов позволяет регламентировать работу архивиста, зафиксировать права и обязанности заказчика (организации) и исполнителя, сроки выполнения работ и их состав.Компания «Архивный Эксперт» оказывает услуги архивной обработки документов только на основании договора. Он заключается как на оказание разовой услуги — для приведения в порядок архива заказчика, проведения экспертизы ценности, так и на постоянную работу с бумагами организации.
Почему лучше заключить договор
Ведение архива, проведение ежегодных экспертиз ценности документов, формирование дел и контроль за их сдачей в государственный или муниципальный архив — обычная практика для многих организаций. Дешевле и проще — не держать в штате архивиста, а заключить договор на архивную обработку документов.
Преимущества заключения договора:
- Уменьшаются расходы на содержание архива — даже абонентское обслуживание обойдется дешевле, чем содержание штатного сотрудника;
- Повышается оперативность поступления документов в архив;
- Снижается вероятность ошибок при проведении экспертизы ценности документов;
- Становится меньше объем хранимых документов — за счет регулярного уничтожения бумаг с истекшим сроком хранения и не представляющих ценности для организации.
Договор на обработку документов: объем и виды работ
Услуги архивной обработки включают в себя не только экспертизу ценности и распределение бумаг по делам и разделам. Чем крупнее организация и чем больше у нее видов деятельности, тем разнообразней документы — по формату, тематике и состоянию. Архивная обработка предполагает и восстановление бумаг, и подготовку к оцифровке или уничтожению, и сшивание/расшивание, простановку номеров и составление сопроводительных записей — актов, описей. Список типов работ обязательно включается в договор. Чего нельзя сказать об объеме: не всегда можно угадать, с каким количеством документов будет иметь дело архивариус.
Компания «Архивный Эксперт» при заключении договора на архивную обработку документов ориентируется как на объем так и на характер работ. Заказчик получает результат — обновленный удобный архив, новая структура дел, уменьшение количества хранимых документов, а не отчет о нескольких тысячах обработанных документах.
