В основных правилах работы архивов организаций (это главный документ, регламентирующий в числе прочего и организацию архива) прописаны правила хранения архива и работы с документами. Не каждая компания может позволить себе выделить помещения под хранение и выдачу документов, обеспечить в них нужный микроклимат и защитить архив от посторонних.
Депозитарное хранение документов — хранение ответственное. То есть мы полностью отвечаем за сохранность бумаг и электронных носителей, обеспечиваем их безопасность и своевременно уведомляем клиента о том, что документ передается поврежденным.
И бумаги, и электронные носители (жесткие диски, карты памяти, флешки) хранятся в картонных ящиках, объединенные по делам, контрагентам, датам поступления и другим атрибутам. Все ящики маркируются штрихкодами — любой документ найти так же просто, как в архиве на территории клиента. Микроклимат помещения соответствует требованиям «Основных Правил…»: температура, влажность, освещенность и интенсивность вентилирования не выходят за рамки нормы. А значит, документы и другие носители не испортятся.
Расходы на хранение документов на своей территории в итоге могут быть намного выше, чем в депозитарии.
Наша компания предоставляет услуги разного типа, не только создание архивов, но и депозитарное хранение архивных документов. Хранить у нас можно как бумажные документы, так и материалы на электронных носителях. Мы располагаем и готовыми помещениями под архивы, и штатом специалистов, которые будут следить за сохранностью архива и работать с представителями заказчика. Вы экономите время и деньги, получаете доступ к архиву в любое время и не беспокоитесь за безопасность документов: без лишних расходов.