Cверка документов как элемент контроля за фактическими документами

.Зачем современной фирме сверка документов? Как минимум для поддержания порядка. Сверка фактических бумаг с описью — лучший способ понимать какие документы в наличие и где их искать. Плюс к этому, сверка документов нужна при учёте, передаче документов на хранение или, при прохождении проверки официальной инстанции. Лучше не ждать проверяющего, а позаботиться о сверке документов: чем раньше она проведена, тем меньше неразберихи будет в дальнейшем.

Как проходит сверка документов?

Сверка документов — это не только сравнение описи или реестра документов с реальными бумагами.  Но и возможность проверить дополнительные параметры:

• не испорчены ли бумаги,
• читабельны ли подписи,
• наличие печати;

Как только сверка документов окончена, составляется отчёт. В нём отражаются малейшие неувязки: каких бумаг не хватает, какие не отвечают своему наименованию, какие испорчены и т.п. А самое главное — почувствуете, что возникла чёткая опись фактических документов

Кто проводит сверку документов?

Есть два основных способа

Поручить сверку документов непрофильному специалисту. Эта задача вклинится между его повседневными обязанностями и вряд ли будет выполнена идеально. Заметим: ответственность за ошибки в конечном итоге несёт руководитель фирмы.
Провести сверку силами сторонних специалистов, у которых есть время, навыки и мотивация. Оптимальный вариант, если нужна точность и гарантия качества.

Такую гарантию предоставляет «Архивный Эксперт», чьи сильные стороны — опыт и знание законодательства. Наши архивисты тщательно выполнят не только сверку документов, но и проконсультируют по всем вопросам работы с документами.