Cканирование и обработка досье контрагентов
Досье контрагентов, это досье организаций или физических лиц, с которыми заключает договоры компания. Если речь идет о разовых контрактах, то досье не нужно — достаточно, что все документы будут сохранены. Но если речь идет о долговременной работе, множестве договоров, писем, актов и прочего, досье обязательно. Наша компания обслуживает бумажные и электронные архивы, оказывает, в том числе, и услуги по созданию досье на контрагента.
Создание досье позволяет:
- точно знать, сможет ли контрагент выполнить обязательства перед вами;
- не привлекать внимание налоговой — при проверках оценивается добросовестность контрагентов;
- снизить риски финансовых потерь если.
Вся информация о контрагенте в одном ящике
Как правило, все документы, которые касаются того или иного контрагента, уже есть в архиве. Но они рассредоточены по делам и массивам документов отделов. Если нет досье, не получится быстро найти историю сотрудничества, обновить статус контрагента или прекратить работу с ним. Для создания досье на контрагента необязательно складывать все документы с ним в один архивный бокс или в один файл в электронном архиве. Работа заключается в создании, прежде всего, карточки контрагента и связей между разрозненными документами. В бумажном архиве связи отражаются в маркировке документа, в электронном — в описании.
Ведения архива досье
Время от времени информацию нужно обновлять: сканирование и обработка досье контрагентов позволит своевременно добавить новые данные о клиенте или подрядчике организации. На каждого контрагента заводится карточка. Кроме основной информации в нее заносятся и ссылки на новые документы. Сюда же добавляются данные об изменение его статуса: смене рода деятельности по ОКВЭД, смена собственников и учредителей, директората и бухгалтерии. Наша компания имеет большой опыт в сканировании и обработке досье контрагентов. Мы создаем досье как с нуля, так и на основе разровненных документов из больших архивов, используем данные регистрирующих органов для заведения и обновления карточек с основными сведениями.
