Это залог успешной работы каждой организации
Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации.
Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.
Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам.
Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией.
Номинальная систематизация — распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная — по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая — по общей тематике; хронологическая систематизация информации — распределение документов по дате их создания; авторская — по имени автора документа; архивная — по срокам хранения документов .
Именно систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов — это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации.