Что делать с архивом при ликвидации представительства

Принято решение ликвидировать представительство или филиал компании. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы в последствии не возникло никаких трудностей при ликвидации? На выплаты различных задолженностей, на сверку отчетности с налоговыми органами, наконец, на сдачу документов представительства в архив.

Передача в государственный архив на хранение

При ликвидации представительства все документы необходимо передать в государственный архив на хранение. Причем сдача документов представительства в архив проводится в любом случае, вне зависимости от того, о государственной или коммерческой организации идет речь.

Правила передачи архива представительства

Для начала необходимо определиться с документам, которые нужно отправить в архив: это в обязательном порядке документы постоянного срока хранения, это документы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет. Очень важно помнить, что в архив следует передавать также и документы временного хранения (до 10 лет) в том случае, если сроки их хранения на момент ликвидации представительства не истекли.

Сдача документов представительства в архив

Сдача документов представительства в архив предполагает необходимость подготовки документов к архивированию. Все расходы по подготовке документации должно взять на себя ликвидируемое представительство. Подготовка к передаче архива представительства — довольно сложный и длительный процесс. особенно, если в представительстве ранее не было собственного архива (или хотя бы его подобия).

Подготовка архива представительства предполагает:

• провести экспертизу ценности;
• оформить документы: подшить, переплести, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документов дела;
• составить описи: описи дел постоянного и временного хранения, дел по личному составу, составить научно-справочный аппарат к описям.

Наши услуги

Для неподготовленных сотрудников передача архива представительства может оказаться непосильной задачей, поэтому сегодня все большей популярностью пользуются услуги архивных компаний. Наши сотрудники возьмут на себя решение всех задач, связанных с подготовкой архива представительства, вам останется только радоваться полученному результату!