В соответствии с законодательством, организациям всех форм собственности необходимо обеспечивать сохранность документов. Для этого потребуется выделить отдельное помещение, приобрести оборудование, выработать алгоритм работы с учетом удобства и оперативности поиска информации, а также нанять сотрудника. С другой стороны, решить вопрос можно путем передачи документов в специализированную архивную фирму.
Что выгоднее: выделить помещение для временного хранения документов или отдать архив в стороннюю компанию, зависит от нескольких факторов. Сложности, которые могут возникнуть при организации временного хранения документов
Одной из самых сложных задач при организации архива часто становится поиск помещения. С учетом высокой арендной платы в Москве и других крупных городах для небольших фирм его отсутствие может стать основным аргументом для передачи архива в архивную компанию.
Кроме квадратуры помещения, которая рассчитывается с учетом наполнения архива в течение ближайших 3-5 лет, существует еще ряд требований. Это касается, например, ширины пожарных проходов (не менее 120 см), необходимости располагать стеллажи перпендикулярно стенам с оконными проемами, установки противопожарных систем, покупки сейфов или металлических шкафов для обеспечения сохранности документов с грифом «коммерческая тайна» и многого другого. Перечисленное требует значительных финансовых вложений.
В РФ до сих пор распространена практика совмещения должностей, когда кто-либо из сотрудников берет на себя еще и функции по обслуживанию архива предприятия. Однако, при этом и те, и другие обязанности выполняются недостаточно качественно. Кроме того, бывает сложно найти работника, способного погрузиться в законодательство, изучить современное программное обеспечение и другие нюансы архивного дела. Соответственно, оптимальный вариант – выделить отдельную штатную единицу. Но, кроме заработной платы и затрат на организацию рабочего места, на работодателя в этом случае ложатся налоговые и многие другие выплаты.
В случае же с передачей архива не требуется не только помещение для временного хранения документов, но и перечисленные расходы. Оплата будет вестись только за определенный перечень услуг. Если помещение для временного хранения документов на территории, занимаемой организацией, отсутствует, законодательство РФ не видит препятствий для передачи архива архивной компании. Исключение могут составить лишь бумаги, которые на основании экспертизы ценности, выполненной госорганом, включаются в состав Архивного фонда РФ и не могут быть переданы на временное хранение коммерческим фирмам. Но и здесь бывают тонкости. Например, если собственный архив у предприятия отсутствует, а на государственное хранение по тем или иным причинам документы приняты быть не могут, есть возможность получить специальное разрешение.
Определенные сложности при передаче на временное хранение могут возникнуть с документами по личному составу. Пенсионный фонд РФ и его подструктуры работают только со «справками», полученными либо от непосредственно организаций-работодателей, либо от государственных или муниципальных архивов.
На практике наиболее выгодно передавать на архивное хранение значительные объемы банковских, финансовых, снабженческих и прочих массовых документов. Как правило, они имеют кратковременное практическое применение, но подлежат хранению в течение 5 и более лет. В этом случае обращение в архивную компанию поможет обеспечить грамотный документооборот при минимальных затратах и нагрузке на персонал организации.