Что такое «цифровые двойники документов»

Цифровые двойники – как защитить документы от подделок. Во многих сферах деятельности сейчас происходит плавный переход от бумажного формата к цифре. Электронные документы участвуют во внутренних и внешних процессах, иногда полноценно заменяя оригинальные бумажные носители. В таких условиях актуальная задача для любой организации – защитить бизнес от цифровых двойников, документов подделок, которые могут привести к серьезному ущербу.

Максимальным рискам фальсификации подвержены бухгалтерские документы: накладные, акты приемки работ, отчетность и т.д. В защите от копирования нуждаются и рабочие бухгалтерские документы, проектно-техническая документация, все, что относится к коммерческой тайне. Как показывает практика, утечка данных может стоить компании очень дорого.

Методы защиты от цифровых двойников документов

Чтобы обезопасить важные данные от фальсификации или кражи, применяют различные способы защиты.

• Маркировка – информационные знаки, ограничивающие право вносить правки или копировать документ.
• Пароли, установленные на электронные носители или архивы.
• Доступ по цифровому ключу для расшифровки.
• Многоуровневые методы защиты (пароль плюс привязка к носителю, управление правом доступа через интернет, метки с указанием на специальный режим использования, биометрика и др.)

К эффективным методам защиты относится квалифицированная электронная подпись (КЭП) с использованием закрытого ключа. Однако нередки случаи, когда мошенники крадут ЭП, либо ею начинает пользоваться уволенный сотрудник.
С незаконно полученной ЭЦП могут подписывать документы, переводить деньги, брать кредиты и даже оформлять сделки с недвижимостью. Известно много прецедентов мошенничества с ЭП. Злоумышленники могут вывести деньги или ликвидировать фирму, передать бизнес, оформить сделку дарения и т.д. В таких случаях необходимо:

• Отозвать сертификат в УЦ.
• Подать заявление в полицию.
• Обратиться в суд для отмены незаконной сделки.

Разумно используете технологии

«Цифровые двойники» документов создают риски, которые раньше были нехарактерны для бумажного документооборота. Ни один метод защиты не дает 100% гарантии. Компаниям важно помнить об этом, разумно пользоваться новыми технологиями и применять профессиональные решения для защиты электронных данных от фальсификации. В тех случаях, когда требуется повышенная надежность, желательно использовать собственноручно подписанные документы.