Работа любой фирмы, компании сопровождается созданием документов в больших объемах. Сводная номенклатура дел— прекрасная возможность упорядочить делопроизводство, обеспечив оптимальные условия для хранения и поиска счетов, фактур, договоров и прочих бумаг. Речь идет о систематизированном списке наименований дел — перечень составляется в соответствии с конкретными правилами, по определенной форме, что облегчает работу с номенклатурой.
Любая компания в соответствии с действующим законодательством должна обеспечивать все условия для сохранности документации — для документов разного назначения определены свои сроки хранения, которые устанавливаются федеральными законами либо нормативными актами. Существует номенклатуры дел различных структурных подразделений — бухгалтерии, юридического отдела, кадровой службы и так далее. Список документов всей организации называют сводной номенклатурой, ее оформляют на общем бланке компании на основании перечня дел структурных подразделений.
Сводная номенклатура дел — основной учетный документ в делопроизводстве. Также активно используется в архивах организаций, чтобы обеспечить комфортный и грамотный учет дел временного хранения — до 10 лет.
Обычно сводная номенклатура дел разрабатывается и оформляется учреждением. Иногда компании доверяют составление номенклатуры сторонним специализированным организациям. В первом случае вы можете быть уверены, что номенклатура будет максимально удобной, что логично, ведь никто лучше сотрудников не знает нюансы, специфику деятельности организации. Но при этом для составления подробного перечня требуется немало времени и сил, а если работу доверить специалистам без опыта, есть риск появления ошибок.
Чтобы обеспечить качественное комплектование документацией архивного фонда сотрудники архивов контролируют и при необходимости оказывают практическую и методическую помощь при оформлении номенклатур. Составление перечня — процедура не столько сложная, сколько трудоемкая и кропотливая. Большая часть информации представляется в виде таблицы. Графы таблицы включают в себя индексы каждого документа, их заголовки, количество, срок хранения документов, примечания.
Если вы не хотите тратить время на составление сводной номенклатуры дел, если желаете быть уверены, что все работы будут выполнены грамотно, профессионально и в кратчайшие сроки, предлагаем вам обратиться в компанию «Архивный Эксперт». Наши сотрудники имеют большой опыт в архивном деле, в частности, в сфере оформления номенклатур. Мы выполним все поставленные перед нами задачи быстро и качественно, ждем ваших обращений!