Что такое полнотекстовый поиск документов в электронном архиве

Для поиска документов в электронном архиве можно использовать один или несколько способов. Это может быть поиск по дате, по названию или номеру документа. А также — контекстный и полнотекстовый поиски. В первом случае можно найти документ, содержащий определенные фразы — достаточно набрать их в поисковом окне. Во втором ни объем текста для поиска, ни, часто, его точность не имеют значения — поиск ведется по всем словам, во всех документах. С учетом морфологии слов, а иногда и с учетом синонимов. Вариант архива с полнотекстовым поиском дороже, но и эффективней. В самых сложных случаях, когда неизвестен ни номер, ни дата, ни другие атрибуты, ни точная фраза выручает именно возможность полнотекстового поиска.

Как работает полнотекстовый поиск

По сути полнотекстовый поиск — это надстройка, дополнительная программа для электронного архива. Но она не ищет нужный текст непосредственно в документах. Ее область работы — поисковый индекс. Все слова и фразы, синонимы и прочее в каждом документе, попавшем в архив, индексируются. Получается структурированная база данных, в которой словам и словосочетаниям присвоены точные координаты — документы, в которых они присутствуют. Чтобы найти нужное слово, словосочетание, фразу или целый «кусок» текста, требуется очень мало времени, поскольку поисковая программа работает не с текстами, а именно с индексом.

Большая работа еще на этапе занесения в архив:

• сканирование;
• распознавание;
• вычитка распознанного документа;
• приведение к нужному формату;
• собственно индексация — с присвоением каждому слову и словосочетанию адресов (документов).

Если ежедневно в архив попадает большое количество бумажных документов, используется автоматизированное сканирование и распознавание. Это удобно если, например, организация ведет большую переписку — причем именно с бумажными письмами. Поиск по атрибутам и названию среди них может быть затруднен. Зато полнотекстовый позволит очень быстро найти нужное письмо: достаточно просто вспомнить, о чем шла в нем речь.

Преимущества полнотекстового поиска

Для архива не всегда достаточно системы поиска по атрибутам, названию или фразе — этот вариант позволяет найти буквально все. Разница в скорости между полнотекстовым и атрибутивным поиском есть — но для пользователя она незаметна. Можно быстро получить исчерпывающий список документов, которые содержат тематические слова и словосочетания.