Паспорт архива – это небольшой, нужный, сложный, и при этом чрезвычайно полезный учётный документ, который содержит исчерпывающие сводные данные обо всех находящихся в архиве фондах и учётных документах, их объёме, составе, количестве единиц учёта и организации хранения.
Паспорт архива выполняет очень важную задачу для государственного централизованного учёта, то есть для определения количества и состава документов постоянного хранения Архивного фонда РФ, а так же других архивных фондов, дел и документов госорганов субъектов РФ, муниципальных образований, компаний и организаций.
Благодаря паспорту архива:
Несмотря на то, что паспорт архива является учётным документом архива, от прочих он отличается тем, что относится к обязательным документам централизованного государственного учёта, а остальные предназначены для внутреннего учёта в архивных фондах органов государственной власти, местного самоуправления, компаний, организаций и их структурных подразделений.
Паспорт архива формируется ежегодно по состоянию на 1 декабря отчётного года – в двух экземплярах. Первый экземпляр передаётся в государственный Архивный фонд, а второй экземпляр хранится в организации вплоть до её ликвидации либо реорганизации.
Паспорт архива не является обязательным документом для всех организаций и компаний, в которых есть архив. Согласно действующему законодательству об архивном деле его должны составлять только те, кто является источником комплектования государственных или муниципальных архивных учреждений – это госорганы различных уровней, компании, организации и граждане, при работе которых образуются документы Архивного фонда РФ.
Все остальные, кто не входит в списки источников комплектования, не обязаны составлять паспорт архива. Тем не менее, им никто не запрещает формировать раз в год подобный документ для внутреннего пользования, поскольку он сильно облегчает работу с собственным архивом.