Когда бумажные архивы разрастаются настолько, что поиск нужных документов отнимает все больше времени, пора задуматься об оцифровке архивной документации
Электронная копия бумажного документа полностью воспроизводит информацию подлинника, при этом в случае необходимости вы найдете ее за несколько секунд. Другие преимущества электронных копий – простота тиражирования, рассылки и внесения изменений.
Создание электронных копий – процедура трудоемкая. Первый ее этап заключается в подготовке документов к последующей оцифровке. В извлеченных из архива делах проверяют поисковые данные и нумерацию листов, заголовки сверяют с описью, а также производят необходимые уточнения в листах-заверителях.
При этом отдельные документы оцифровываются полностью, вместе с обложками, оборотными сторонами и листами со служебной информацией. Очередной этап – распознавание полученного электронного изображения с помощью специальной программы. Это действие выполняется в отношении структуры страниц и непосредственно в отношении текста.
Для трех условных разновидностей документов (формализованные, не формализованные и специальные) применяются отдельные технологии распознавания. Когда электронное изображение распознано, наступает очередь визуальной проверки правильности распознавания. Такая проверка помогает выявить неправильно распознанные символы.
Для размещения электронная копия бумажного документа сохраняется в виде многостраничного файла (формат PDF) и помещается в отдельный каталог. Каждому файлу присваивается уникальное имя – шифр-маркировка. В структуру имени файла включаются все элементы архивного шифра бумажного документа — так обеспечивается возможность однозначного соотнесения электронной копии с подлинником.
Дополнительно цифровая информация может сохраняться на RAID-массив, что повышает надежность хранения данных. Кроме того, электронные копии записываются на внешние носители информации, причем без возможности последующей записи новых данных. В качестве внешних носителей могут использоваться магнитные и магнитооптические диски, оптические накопители, флеш-карты.