Правильная организация электронного архива на предприятии состоит из нескольких этапов, без квалифицированного выполнения которых, говорить о полноценном архиве с возможностью его эффективного использования в деловой деятельности, нельзя.
Если архив формируется силами предприятия, то на этом этапе необходимо выделение определенной суммы денежных средств на серверы, ПО, оборудование. Программно-аппаратная часть архива должна соответствовать всем современным требованиям: обеспечивать безопасное хранение, беспрепятственный доступ (включая удаленный) к архивным файлам, удобную работу с ними (просмотр, редактирование, добавление и т.п.).
На данном этапе сначала выполняется анализ всего объема документов, производится расшивка папок с выемкой крепежа (скрепок). Затем осуществляется сканирование, при необходимости – с распознаванием текста и структуры документа. Каждый полученный в результате оцифровки файл приводится к общему формату, проверяется, и переносится на носитель (место хранения), где формируется общая база данных. В подавляющем большинстве компаний отсутствует подготовленный архивный персонал, и тем более, нет профессиональных скоростных сканеров, а это делает невозможной самостоятельную оцифровку архива, если конечно, ставится цель сделать его по всем правилам и нормативам.
Поддержка электронного архива представляет собой комплекс мер, направленных на то, чтобы информация оставалась физически целостной и аутентичной на протяжении всего установленного срока хранения документации. Файлы архива должны быть доступными для работы людям, имеющим соответствующие полномочия, и в то же время, надежно защищенными от посторонних лиц. Работа по поддержке системы электронного архива заключается в периодической проверке функциональности носителя, замены устаревших программных и аппаратных компонентов. При истечении гарантийного срока эксплуатации носителя, рекомендованного производителем, проводится его замена с переносом архива на новый носитель.
Как показала практика нашей работы, здесь важен опыт архивистов и ИТ-специалистов, уровень профессионализма и наличие эффективного оборудования. К сожалению, очень часто, руководство предприятий, недооценивая сложность создания архива, поручает его организацию своим сотрудникам. К специалистам обращаются лишь тогда, когда начинаются проблемы с использованием «самодеятельных» архивов, вплоть до утери данных. Экономический ущерб от такого подхода бывает весьма и весьма значительным, поэтому лучше сразу заказывать организацию цифрового архива в специализированной компании.
Мы работаем быстро, качественно, с использованием собственного лицензионного ПО и оборудования, с предоставлением всех возможных гарантий, так что обращайтесь – мы все сделаем правильно и недорого.