Деятельность каждого субъекта бизнеса связана с оформлением и последующим хранением множества документов. В стремлении оптимизировать эти процессы многие компании практикуют переход на электронный документооборот.
Преимущества электронного документооборота
Действительно, такое решение имеет ряд преимуществ, так как позволяет дистанционно контролировать процесс оформления каждого документа, дает возможность отказаться от создания бумажных архивов, упрощает поиск необходимых документов. Тем не менее, ведение документооборота в электронном виде имеет и свои недостатки.
Недостатки перехода на электронный документооборот
Внедрение электронного делопроизводства имеет и ряд весомых недостатков, в числе которых:
- Дополнительные расходы. Программы для автоматизации документооборота имеют достаточно высокую стоимость и требуют постоянного обслуживания: установки обновлений, устранения ошибок пользователей и т.д. Соответственно, предприятию приходится нести дополнительные расходы на приобретение ПО и оплату услуг программиста.
- Затраты на обучение персонала. Если работники предприятия не имеют навыков работы с компьютерными программами, руководству придется заниматься вопросами их обучения и тратить на это дополнительные ресурсы. Но в дальнейшем, это не гарантирует отсутствие ошибок при ведении электронного документооборота.
- Возможность утери данных. При недостаточно высокой степени защиты конфиденциальные данные могут стать доступны для злоумышленников или полностью утрачены при вирусной атаке. Чтобы избежать этого, предприятию придется создавать систему электронной архивации и позаботиться о приобретении лицензированного антивирусного ПО.
- Возможность несанкционированного использования электронной подписи. В отличие от бумажных версий, документы в электронном виде подписываются электронной подписью. Имея доступ к ней, любой пользователь системы может оформить документ, который будет иметь юридическую силу. Если же электронная подпись попадет в руки злоумышленников, последствия для предприятия могут быть самыми неблагоприятными.
Электронный документооборот — это серьезный шаг
Конечно, это далеко не все проблемы, которыми сопровождается переход на электронный документооборот. Но и этого вполне достаточно для того, чтобы всерьез задуматься о необходимости такого шага.
Если вы хотите упростить и упорядочить процессы архивирования документации без лишних расходов, воспользуйтесь услугами нашей компании. Мы систематизируем деловые бумаги, проведем их предархивную обработку и обеспечим надежное и упорядоченное хранение с гарантией полной конфиденциальности — и все это за вполне доступную цену!