Самый простой путь — составить опись, акт передачи и передать правопреемнику. Однако в большинстве случаев этого недостаточно. Нередки случаи обращения к архивным документам уже после реорганизации компании. И если обработке архива не было уделено достаточно внимания, найти и использовать нужный документ может быть проблематично. И это влечёт за собой множество проблем.
Для того чтобы архив имел упорядоченный вид, важно уделить его обработке предельное внимание. Простой описи для этого недостаточно. Следует выполнить обработку в соответствии с нормами законодательства. Этот процесс включает следующие этапы:
Тщательная опись документации, передающейся реорганизованному юридическому лицу, помогает избежать многих проблем. Грамотно организованный архив перед передачей правопреемнику поможет создать оптимальные условия для быстрого и простого поиска нужного документа, исключит вероятность возникновения конфликтной ситуации. Поэтому такой подход оптимален для обеих сторон — передающей и принимающей.
В вопросах обработки и организации архивного хранения документов крайне важно понимать нормы законодательства относительно правильной описи каждого документа, определения ценности и сроков хранения. Если в организации отсутствуют сотрудники, компетентные в этой области, лучше всего обратиться за помощью к профессионалам.
Компания «Архивный Эксперт» много лет работает в сфере архивной обработки документации. Мы поможем не только грамотно обработать архив при реорганизации, но и правильно передать и принять документы.