Что делать с архивом при реорганизации компании

Реорганизация компании — непростой процесс, и в первую очередь с точки зрения оформления документации. Сам процесс проходит в несколько этапов:

• определение места хранения документации;
• подготовка документов для передачи правопреемнику;
• передача документации.

Самый простой путь — составить опись, акт передачи и передать правопреемнику. Однако в большинстве случаев этого недостаточно. Нередки случаи обращения к архивным документам уже после реорганизации компании. И если обработке архива не было уделено достаточно внимания, найти и использовать нужный документ может быть проблематично. И это влечёт за собой множество проблем.

А как правильно?

Для того чтобы архив имел упорядоченный вид, важно уделить его обработке предельное внимание. Простой описи для этого недостаточно. Следует выполнить обработку в соответствии с нормами законодательства. Этот процесс включает следующие этапы:

• систематизация документов;
• экспертиза ценности;
• опись документации, подлежащей передачи;
• передача архива организации-правопреемнику.

Тщательная опись документации, передающейся реорганизованному юридическому лицу, помогает избежать многих проблем. Грамотно организованный архив перед передачей правопреемнику поможет создать оптимальные условия для быстрого и простого поиска нужного документа, исключит вероятность возникновения конфликтной ситуации. Поэтому такой подход оптимален для обеих сторон — передающей и принимающей.

Экспертная помощь

В вопросах обработки и организации архивного хранения документов крайне важно понимать нормы законодательства относительно правильной описи каждого документа, определения ценности и сроков хранения. Если в организации отсутствуют сотрудники, компетентные в этой области, лучше всего обратиться за помощью к профессионалам.

Компания «Архивный Эксперт» много лет работает в сфере архивной обработки документации. Мы поможем не только грамотно обработать архив при реорганизации, но  и правильно передать и принять документы.