Что делать, если истек срок хранения документов

Документацию организации сохраняют на протяжении установленного законодательно периода с учетом ее видов
Что делать, если истек срок хранения документов? Подобные материалы уничтожают, предварительно выполняя экспертную оценку их актуальности.

Зачем проводить экспертизу

Выявление документации, не требующей последующего хранения, и ее своевременное уничтожение позволяет систематизировать архив компании, избежать скопления бумаг, предотвратить утечку важной информации.

В процессе комплексной этапной экспертизы решают задачи:

  • проверка актуальности существующих архивных папок;
  • выявление документов, подлежащих уничтожению;
  • изменение сроков хранения материалов, имеющих хозяйственно-правовую ценность.

Подобную трудоемкую работу должны выполнять квалифицированные архивариусы, что исключит возможные ошибки.

Почему необходимо ежегодно выполнять экспертизу

Обеспечивать сохранность материалов должно предприятие. Однако если истек срок хранения документов, важно организовать проверку их ценности и уничтожить согласно регламентированной процедуре. Своевременная ежегодная экспертиза, проведенная опытными архивистами, предотвратит неприятные ситуации правового характера, позволит избежать скопления ненужных дел и освободить место для сохранения актуальных дел.

Предварительная экспертная оценка помогает достичь целей:

  • систематизирование архивных документов;
  • предотвращение утраты ценных бумаг;
  • поддержание порядка в архиве.

Списание можно проводить только после комплексной экспертизы. Процедура предполагает составление акта с перечнем бумаг согласно законодательству.

Услуги квалифицированных специалистов

Профессиональные архивариусы компании организуют этапную проверку актуальности документации, хранящейся в архиве вашего предприятия, и выявят документы с истекшим сроком хранения. Полистно просматривая каждую папку с бухгалтерскими, кадровыми и прочими материалами, мы найдем подлежащие уничтожению дела и при необходимости выполним полную процедуру их списания.

В процедуру списания входит:

  • отыщем утратившие ценность документы;
  • составим акт, опишем бумаги;
  • вывезем документацию для последующего уничтожения в присутствии клиента с применением промышленных шредеров.

Обеспечиваем оперативные сроки проведения работ, гарантируем соблюдение регламентов процедур, закрепленных законодательно.