Чем вывоз макулатуры отличается от уничтожения документов?
Деятельность юридического лица подразумевает создание большого количества документов, часть из которых по истечении определенного времени теряет актуальность. Документы нельзя однажды просто взять и вывезти на свалку в виде макулатуры. Даже если они устарели, и давно не используются в , это не означает, что истёк их срок хранения, установленный законом. Бесконтрольное уничтожение таких документов – административное правонарушение. Причём ответственность за несоблюдение требований закона о хранении документов может не ограничиться только штрафом.
Что может произойти?
Например, многие из документов прямо или косвенно имеют отношение к налоговому законодательству, например, бухгалтерская отчётность. Поэтому самовольная ликвидация документов с данными о финансовых операциях компании, включая получение доходов и уплату налогов, может вызвать серьёзные вопросы со стороны контролирующих органов. Если правоохранительные органы, по запросу не получат такие документы, то это может рассматриваться, как предумышленное скрытие доказательств о незаконной деятельности предприятия.
Уничтожение документов
Правильное уничтожение, начинается с экспертизы ценности и выделением документов с истекшим сроком хранения. Грамотно и точно определить ценность документа могут лишь специалисты. Поэтому экспертиза ценности проводится экспертной комиссией, состоящей, как правило, из компетентных сотрудников архивного бюро и должностных лиц предприятия. Далее должен быть составлен правильно оформленный акт о выделении данных документов к уничтожению. И только после это их можно уничтожать путем шредирования или сжигания в специальных заведениях, с составлением акта о физическом уничтожении.
Зачем нужна экспертиза ценности
Итоговым результатом экспертизы становятся описи рассмотренных документов, и акты о выделении документов к уничтожению, которые утверждаются председателем комиссии. Просто выбрасывание в макулатуру, неприемлемо не только в отношении финансовой документации, но и документов кадрового делопроизводства, различных бумаг, относящихся к профильной деятельности фирмы. Утилизация документов должна выполняться так, чтобы их невозможно было восстановить. Для этого привлекаются специальные организации, которые утилизируют документы под контролем представителя заказчика путём сжигания или измельчения в шрёдере – устройстве для уничтожения бумаги.
