Автоматизация документооборота

Обработка массы документов – повседневность любой компании. Естественно, этот процесс не обходится без сбоев. В силу человеческого фактора на подготовку и согласование договоров, заявок на оплату, счетов-фактур тратится много времени – непозволительная роскошь в условиях жесткой конкуренции. А еще количество бумаг растет в геометрической прогрессии, так что в них становится сложно разобраться. Неудивительно, что важные документы порой теряются и даже попадают в чужие руки. Чем крупнее компания и сложнее технологическая цепочка, тем больше проблем возникает при управлении бизнес-процессами с помощью одного лишь бумажного документооборота.

Решение – внедрение ЭДО

Так называют совокупность автоматизированных процессов обработки документов, представленных в электронной форме. Работа с электронными документами и взаимодействие между сотрудниками в рамках концепции «безбумажного делопроизводства» ведется с помощью аппаратно-программного комплекса – системы электронного документооборота.

Что дает ЭДО?

Электронный документооборот обеспечивает слаженную работу всех подразделений предприятия. Это происходит за счет снижения транзакционных издержек и роста производительности труда сотрудников. На создание, обработку и поиск электронных документов уходит в среднем на 75% меньше времени, чем при бумажном документообороте. Поскольку обмен информацией производится в общей электронной базе, растет и эффективность менеджмента: автоматизируется постановка задач, улучшается контроль их выполнения, ускоряется процесс получения отчетности, что также благоприятно влияет на развитие предприятия.

Каковы этапы автоматизации?

Для начала необходимо выбрать подразделения, в которых электронный документооборот будет внедряться в первую очередь. Для большинства компаний стартовыми участками становятся бухгалтерия и финансовый отдел – именно в этих отделах зачастую царит наибольший бумажный хаос. На этапе подготовки к автоматизации документооборота необходимо провести предпроектное обследование для изучения особенностей ведения делопроизводства в выбранном подразделении. Данные о движении документации и последовательности действий персонала суммируются в блок-схеме или таблице.

Постановка задач и планирование работ

На этом этапе составляется план мероприятий, графики, сметы и списки необходимых ресурсов. Затем остается выбрать подходящее программное решение и можно приступать непосредственно к автоматизации. В ходе внедрения системы программное обеспечение устанавливается на рабочие ПК, настраиваются пользовательские интерфейсы и права доступа к информации в соответствии с должностными обязанностями сотрудников, при необходимости внедряется электронная цифровая подпись. Ближе к финалу создается единый электронный архив, куда загружаются все данные. На завершающем этапе систему тестируют, устраняют выявленные недочеты и запускают в эксплуатацию. Предварительно в обязательном порядке проводится обучение сотрудников, которые будут использовать программу.

Сколько стоит внедрение ЭДО?

Общая стоимость проекта складывается из трех составляющих: средства на приобретение программного обеспечения, внедрение системы (50% от стоимости ПО и выше) и последующее сопровождение. К этому прибавьте возможные затраты на закупку сопутствующего ПО и расходы на обучение персонала, и вы получите примерное представление о необходимом бюджете.