Как средство оптимизации документооборота
Актуальная автоматизация архива – это возможность удобного управления документацией предприятия, отсутствие той бумажной волокиты, которая убивает нередко само желание сотрудников работать. А сколько площадей освобождается
Автоматизация архива может включать в себя 3 вида обработки. Первый вид — это перевод бумажной документации в электронные форматы PDF, TIF, JPG и т.д. Это упрощает все последующие операции с ней: списание, архивную обработку, экспертизу. Этот вид самый распространенный и удобный. Второй вид это внедрение авто или роботизированной техники в сам архив, что позволяет ускорить и упростить работу непосредственно с бумажными документами. Третий — это создание информационно-поисковых справочников по всей документации.
На сегодняшний день самый оптимальный и лучший выбор автоматизации архива — это перевод его в электронный вид. Электронный архив начинается со сканирования всей документации современным сканером, обработки файлов и переведение их в базы данных, откуда сведения легко извлечь и перевести в пользовательские программы. Современные профессиональные сканеры позволяют быстро отсканировать документы, исправить затемнения участков, сохранить данные с ветхих носителей. А специальные программы – в дальнейшем работать с архивной документацией как с вновь созданной: корректировать, редактировать.
Автоматизация архива оптимизирует работу с документацией на предприятии, облегчает ее движение и снижает нагрузки на персонал. Не говоря уже об экономии бумаги, ресурсов принтеров и ксероксов. Электронный архив – это простой, понятный учет, исключение потерь и удобное хранение. Автоматически производится регистрация карточек, формируется номенклатура дел компании, группируются и систематизируются дела фонда, осуществляется экспертиза ценности и контроль сроков хранения, выделяются документы на уничтожение, формируются формы отчетности.
Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по автоматизации архива можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.