Это можно сделать двумя способами:
Необходимость сдачи на архивное хранение документов рано или поздно настигает любое предприятие. Но просто так коробки с документами в архив не сдашь. И прежде чем вздохнуть с облегчением и порадоваться освободившимся полкам, необходимо провести работы по подготовке документов.
Обработка документации
Само представление о том, что придется ворошить стопки бумаг и раскладывать их по папкам, наводит ужас на многих сотрудников, и поэтому они постоянно откладывают это занятие, тем самым задерживая сроки сдачи. Чтобы не навлекать на организацию гнев Архивного фонда и лишние штрафы, необходимо срочно решить данную проблему.
Решение проблемы обработки можно:
- Назначить ответственного человека внутри каждого структурного подразделения, который будет организовывать процесс своевременной подготовки документов, а также следить за ведением документооборота в течение всего года;
- Обратиться в архивную компанию, которая возьмет на себя все работы по архивной обработке документации, не отвлекая сотрудников от работы.
Работы при архивной обработке документации
Независимо от того, кто будет заниматься архивированием, с документами нужно провести следующие работы:
- Экспертиза ценности. Весь объем скопившихся за год документов необходимо оценить, чтобы отфильтровать только те, которые действительно необходимо хранить.
- Сортировка документов относительно срока хранения. Их можно разделить на документы временного (менее 10 лет) и постоянного хранения (свыше 10 лет).
- Уничтожение ненужных копий и документов с истекшим сроком хранения. Если при пересмотре документов обнаружились те, которые уже поздно сдавать в архив, а также лишние бумаги, их нужно уничтожить конфиденциально.
- Формирование и обработка дел. Отсортированные бумаги аккуратно раскладываются по папкам. В каждом деле должны оказаться документы по одной теме и с одинаковым сроком хранения.
- Составление описей. Для каждого дела необходимо составить внутреннюю опись, отражающую его содержание.
- Подшив и переплет. Листы дела сшиваются нитью при помощи специального оборудования (не более 250 листов в каждом) и переплетаются обложкой. На обложке указывается номер дела, его название. Также необходимо написать дату и срок хранения.
Сдача документов на хранение
Далее дела сдаются либо в архив самой организации, либо передаются на внеофисное хранение в архивную компанию. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на архивные услуги можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.