Порядок и сроки хранения бухгалтерской документации определены рядом нормативных актов РФ, и ответственность за это лежит на руководителях организаций. И, если документы текущего отчетного периода должны находиться непосредственно в бухгалтерии, в быстром доступе, то по истечении этого срока, они передаются на хранение в архив. В связи с этим большую роль играет правильное архивирование бухгалтерских документов, являющееся первостепенным элементом архивной дисциплины, а также гарантией того, что любая единица документации может быть легко найдена в случае необходимости. Особенно важно это в отношении документов, являющихся базой для исчисления налогов.
Удобнее и правильнее, когда архивация бухгалтерских документов происходит систематически, по мере их накопления. Однако, это можно делать и перед передачей бумаг в архив, по истечение отчетного периода. По установленным правилам первичная бухгалтерская документация хранится не менее 5 лет, лицевые счета сотрудников – 75 лет, а многие документы – годовые отчеты, паспорта сделок и т.п. – постоянно. Эти сроки имеют большое значение для верной организации архивного хранения, и, учитывая обилие документации и постоянно меняющиеся требования законодательства, очень сложно осуществить корректную архивацию бухгалтерских документов, не являясь профессионалом архивного дела. Напротив, архивирование бухгалтерских документов, произведенное специалистами, со знанием всех тонкостей актуальных на данный момент правил, сделает из вашего архива четко отлаженную систему, безупречную перед лицом любых ревизий.
Предварительный этап архивации бухгалтерских документов – это выявление реального объема документации, которую нужно систематизировать. С этой целью весь массив накопленных документов просматривается постранично, на предмет выявления и изъятия ненужных экземпляров: копий, дубликатов, черновиков. После этого документы разбираются на стопки по срокам хранения и принадлежности к тому или иному регистру и периоду. Это требует определенной компетентности, знания тонкостей и текущих правил.
Попутно отдельно группируются особенно важные документы, которые не подлежат сшиванию: лицензии, сертификаты и пр. – они будут храниться в архиве в коробках. Затем из разобранных стопок однородной документации формируются дела со стандартным количеством страниц, они брошюруются и переплетаются в твердый переплет. Производится нумерация страниц, каждое дело снабжается описью помещенных в него документов.
Также на обложке каждого дела проставляются опознавательные реквизиты: номер, название, отчетный период и специальный архивный индекс. Завершается архивирование бухгалтерских документов составлением общей описи на составленные дела. Такой серьезный и трудоемкий процесс как архивация бухгалтерских документов требует для качественного результата знаний архивного дела. У людей, не обладающих нужными навыками, он занимает неоправданно много времени и, зачастую не дает нужного уровня качества. В большинстве случаев более оправдано доверить архивирование ваших бухгалтерских документов профессионалам.