Архивариус: систематизация и работа с документами
Необходимость в том, чтобы был нанят архивариус, возникает не только, и не столько, из-за нормативных актов, предписывающих, например, компаниям отчитываться по личным делам сотрудников или сдавать часть документов в архив.
Работа архивариуса
В практике любой организации с развитым и масштабным документооборотом работа архивариуса позволяет существенно упростить делопроизводство и анализ бизнес-процессов.
Ниже типовая схема обязанностей архивариуса
Актуальность работы архивариуса
Чем с большим объёмом документов приходится работать сотрудникам компании, чем дольше не проводилась их систематизация, тем актуальней для организации работа архивариуса. Как правило, большинство заказчиков с трудом могут сформулировать задачу, которую архивариус должен решить: наиболее распространённая формулировка: «необходимо, чтобы документы компании были в порядке».
Приведение документов в порядок представляет многоэтапный процесс:
- Определение важности документов;
- Уничтожение или сдача в архив документов неактуальных (разработка графика сдачи в архив);
- Создание цифровых и бумажных (в любом случае имеющих юридическую силу) копий для страховки наиболее важных документов;
- Создание бумажного систематизированного архива и последующая оцифровка его с целью проектирования и разработки электронной версии.
- Вникает в логику бизнес-процессов компании;
- Формулирует задачи по оптимизации и упрощению документооборота;
- Предлагает и реализует способы их решения.
Результаты работы архивариуса
Удобство и упрощение пользования документами, сокращение места под их хранение (достаточно сказать, что после систематизации документов, которую проводит архивариус, в среднем не более 40% их используется в текущей работе) — далеко не всё. Работа архивариуса заключается и в хранении документов и в обеспечении их безопасности на весь период хранения.
Услуги компании
«Архивный Эксперт» — это возможность нанять профессионального архивариуса, имеющего опыт работы с самыми запутанными и сложными вариантами документооборота. Заказывая услуги архивариуса в компании вы получаете весь комплекс услуг, направленных на оптимизацию работы с документами.
Безопасное хранение документов
Безопасное ответственное хранение (архивариус, нанятый в «Архивном Эксперте» обеспечит высокий уровень безопасности), быстрая классификация базы, оцифровка и создание удобного электронного архива — это основные составляющие нашей работы. Опыт и слаженная работа коллектива специалистов в архивном деле — гарантия того, что наш архивариус приведёт документы компании в порядок за минимальное время.
В таких случаях мы рекомендуем задачу разбить на этапы. Отбор документов к уничтожению сроки документов которые истекли далее оцифровка или архивная обработка документов в зависимости от ситуации. Такой подход в дальнейшем позволит сэкономить на хранение документов.
