Архивы и их роль в кризисном управлении
Тем, кто знает секреты кризисного управления, удаётся благополучно пережить трудные времена. И первое правило здесь — это никакой паники и хаотичных действий. Кризис требует чётких, выверенных схем поведения. Позволить себе роскошь рисковать даже в мелочах предприятие уже не может. Настала пора предельно сократить расходы и срочно избавиться от нерентабельной продукции.
Архив и его ценность
В этих условиях архив становится ценнейшим достоянием предприятия. Те, кто держал документацию в порядке, хвалят себя за аккуратность и предусмотрительность. Почему? Всё просто: пришла пора тщательно анализировать архивные документы, и если они хорошо систематизированы, то все данные уже под рукой!
Архив, упорядоченный по датам, контрагентам и прочим параметрам, позволяет точно узнать:
- каковы были объёмы производства за прошлые годы/кварталы/месяцы;
- в какой момент товарное производство превысило объёмы реализуемой продукции, т.е. в какой точке начался кризис сбыта;
- насколько прибыльна каждая единица продукта, какова её конкурентность, какие линии продукции получили наибольший спрос;
- по каким каналам шёл сбыт, какие сроки и условия поставки больше всего устроили заказчиков, а какие — не подошли;
- какова интенсивность оборотных средств — то есть, как скоро высвобождаются вложенные финансы для дальнейших вложений;
- какие маркетинговые стратегии показали себя самыми продуктивными в рекламе товара, сколько средств потребовали рекламные кампании и как скоро окупились.
Полная картина
Такие сведения — надёжная опора для дальнейших действий. Получив полную картину, вы создадите новую удачную стратегию развития фирмы в условиях кризиса. Все перечисленные данные удобней всего отразить в схемах и графиках. Затем эти графики вывешиваются на стену (более современный вариант — выводятся на LED-панель) для наглядности. Вот и всё, можно проводить совещание с руководителями ключевых отделов. А при необходимости — привлечь экспертов кризисного управления со стороны.
Архив поможет и в таких тонких вопросах, как оценка эффективности работы сотрудников и использования офисного пространства. Возможно, придётся сократить штат наименее продуктивных отделов, перевести ценных специалистов из одного в другой, предложить иные должности и т.д. А может быть, окажется, что часть рабочей площади простаивает, тогда как вы оплачиваете аренду лишних квадратных метров. Здесь тоже удастся достичь экономии, переместив людей в меньший офис. То же самое — и с рабочими цехами. Скажем, может выясниться, что для выпуска продукции достаточно меньшей площади и сокращённого парка оборудования. Так, шаг за шагом вам удастся выявить все «мёртвые зоны», избавиться от неприбыльных стратегий и преобразовать рабочий процесс по новому формату.
Как видим, кризис — пора для вдумчивого анализа архива. Многим предприятиям эта мера помогла фактически возродиться из пепла. Пусть и вам удастся подстроиться под новые времена и найти новые возможности!
