Архивное делопроизводство, это «наука», которая подчинена особым требованиям и нормативам. Для его ведения существуют утвержденные нормативные базы. Методические рекомендации архивному делопроизводству установлены ГОСТом и требуют неукоснительного выполнения. Они составлялись с учетом всех инновационных разработок технических средств, и самых современных информационных технологий.
Ведется архивное делопроизводство по трем, основным, видам:
Первая определяет состав материалов, которые формируются в однотипных организациях. Она обладает рекомендательными свойствами.
Методические рекомендации архивному делопроизводству подразумевают точное выполнение предписаний нормативных актов. Полный объём рекомендаций можно посмотреть в ГОСТе. Однако для правильного и качественного делопроизводства нужно соблюдать несколько основных правил:
Однако в последнем пункте иногда бывают исключения, к ним относятся:
a. Личные дела сотрудников, которые формируются на протяжении всего срока его работы;
b. Материалы, касающиеся выборных структур и сопутствующим им комиссиям. Они систематизируются в периоды их созывов;
c. Бумаги из организаций, которые занимаются образованием. Ведь календарный год отличается от учебного;
d. Театральная документация, которая формируется на протяжении сезона;
e. Истории болезней и т.д.
При толщине папки 4 см, в ней должно быть не более 250-ти листов.
Методические рекомендации архивному делопроизводству подразумевают не только нормы для условий хранения материалов, но и указания по работе с ними в случае возникновения такой необходимости. Если в деле присутствуют документы личного характера, например, трудовая книжка, военный билет, или удостоверение, они должны быть определены в отдельный конверт и подшиты к остальным материалам. Для сохранности документов и порядка в них, каждый лист должен быть пронумерован арабскими цифрами. Номер нужно ставить простым карандашом, в верхнем углу, справа.
Как выполнить задачи по архивному делопроизводству с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?
Обратитесь в «Архивный Эксперт». Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией архива.