Архивное дело и интернет

В недавнем прошлом перед архивариусами и сотрудниками компаний, отвечающими за делопроизводство, стояла проблема — скапливающиеся документы занимали ценные площади, а обработка информации затруднялась. Её преодолели благодаря внедрению электронных архивов, в которых данные хранились в оцифрованном виде.

Сложности локального хранения

Возникла другая сложность — для локального хранения большого объёма цифровых документов требовались столь же большие дисковые объёмы, что для многих компаний было накладно. Сравнительно недавно нашлось решение и этой проблемы архивного дела — в интернете: оцифрованные документы начали покидать локальные хранилища и перекочёвывать в облака, то есть на удалённые серверы, доступ к которым осуществляется через всемирную сеть. Сегодня услугу организации удалённого доступа к архивам оказывает компания «Архивный Эксперт» — и она уже стала популярной среди заказчиков, поскольку открывает сразу несколько возможностей, недоступных ранее.

Технология набирает обороты

В 2016 году завершилась разработка первой очереди системы, открывшей доступ через интернет к материалам Государственного архива РФ, а также других архивов федерального уровня. В 2017 году было объявлено, что «Единый электронный читальный зал федеральных архивов» — так была названа эта система — будет постоянно развиваться, чтобы пользователи получили ещё больше возможностей работы с архивными документами. В июне 2018 года заработала информационная система «Архивы Подмосковья», поднявшая архивное дело Московской области на качественно новый уровень. Было объявлено об оцифровке и переносе в облако порядка 10 млн листов, для всех желающих был открыт удалённый доступ к документам.

Новости о развитии архивного дела в интернете и применении облачных решений поступают из разных регионов нашей страны всё чаще. Очевидно, что технология набирает обороты — и тем, кто работает с большими объёмами документов, однозначно стоит к ней присмотреться.

Популярность — закономерна

Повсеместный рост интереса к облачному хранению архивов имеет под собой все основания. У этой технологии — сразу несколько достоинств, в чём уже убедились клиенты компании «Архивный Эксперт»:

• пользователи, наделённые соответствующими правами, получают возможность доступа к документам в режиме 24/7, причём из любого места — нужен лишь компьютер или мобильное устройство с выходом в интернет;
• заказчик услуги, сделавший ставку на архивное дело в интернете, получает солидную экономию — ему не приходится закупать жёсткие диски и другое оборудование для локального хранения электронного архива;
• появляется возможность наделения сотрудников разными правами доступа к документам в соответствии с их статусом и компетенциями;
• значительно упрощается масштабирование архива — оно, как правило, может быть выполнено буквально в несколько кликов «мышки», без покупки и установки тех же жёстких дисков и сложной перенастройки электронного архива;
• сохраняются все преимущества хранения документов в цифровой форме — освобождаются офисные площади, повышается производительность труда за счёт упрощения поиска нужной информации, обеспечивается надёжная защита документации от случайного или злонамеренного повреждения.

Будущее архивного дела — документы в облаке

Итак, вы отвечаете за архивное хранение документов? Обратите внимание на современные облачные технологии — с большой вероятностью они позволят вам вывести работу на качественно новый уровень.