Архив научно-технической документации: сохранение знаний для будущих поколений

Любой архив и особенно технической направленности является одним из важнейших элементов как социально-культурной среды, так и наследия организации. Именно с помощью архивов мы передаем важную информацию из поколения в поколение, а их содержимое используется в  технических, экономических, образовательных и других целях.

В этой статье мы расскажем, что представляет собой архив технической документации, в чем его значение и каковы основные принципы организации.

Что такое архив технической документации?

Перед вами архив, в состав которого входят документы, связанные с пректами и , различными разработками. Всю документацию этой группы можно разделить на 3 отдельные категории:

• Рабочая документация (, всевозможные отчеты, протоколы, регламенты);
• техническая документация (описания технологических процессов разработки и производства тех или иных промышленных продуктов);
• проектные документы (технические паспорта, генеральные планы, эскизы, чертежи и многое другое).

Они могут храниться как в бумажном виде, так и на электронных носителях. Но в любом случае такой архив жизненно необходим для обеспечения доступа к этой информации в будущем

Подробнее о значении архива научно-технической документации

Содержимое архива с научно-техническими документами используется в различных областях. Наиболее распространенные из них — это наука, строительство, инженерия, промышленность. Сотрудники коммерческих предприятий, организаций и государственных учреждений пользуются архивной информацией для решения сразу нескольких задач:

• проведения более эффективных отраслевых исследований;
• повышения качества проводимых разработок с учетом опыта прошлых лет;
• сохранения исторической памяти об уже существующих научных достижениях;
• успешного развития технологического прогресса на том или ином предприятии.

Документы научно-технического характера нужны при решении градостроительных задач, изучении метеорологических явлений, работе конструкторских бюро, реализации исследовательской деятельности, поиске ответов на другие актуальные вопросы.

Принципы организации научно-технического архива

Формируется архив НТД строго по описи, внимательно проверяется полнота комплекта, обязательно сверяются инвентарные номера, даты, подписи. Хранятся такие документы от 25 лет или постоянно.

К главным принципам организации архива можно отнести:

• Классификацию. Размещение документов по определенным правилам, позволит найти нужную информацию быстро и легко.
• Хранение. Соблюдение основных правил поможет избежать случайного повреждения бумаг или электронных носителей, а также потери данных.
• Архивную службу. Она отвечает за управление архивов и его техническо-организационную поддержку.
• Доступность. Нужно обеспечить доступ к архиву различным специалистам и исследователям, при этом должны соблюдаться правила безопасности и конфиденциальности.

Правильно организованный архив технической документации позволяет вести деятельность, организовывать специализированные информационные фонды, формировать классические архивы  долговремееного хранения. Особое внимание нужно уделять всем без исключения документам, как первичным, так и вторичным, данным.