На архив часто не обращают должного внимания. Он не на виду, годами никому не мешает, обращаются к нему редко. Ну, есть он, и есть, как нечто само собой разумеющееся. Такое положение дел в глазах руководства предприятия или организации часто делает ценность архива неочевидной, а его профессиональную организацию избыточной, или вообще излишней. Из-за подхода к архиву по принципу «и так сойдёт» нарушается порядок комплектования, учёта, ослабляется контроль, затрудняется поиск документов, да собственно и сама система архивного хранения превращается в формальность.
Практика показывает, что никто из тех, кто подобным образом «оптимизирует» архив, не задумывается о последствиях этой «оптимизации», способных обернуться серьёзными неприятностями самого разного рода, которые происходят гораздо чаще, чем кажется. Реальных примеров тому масса.
Нам известен случай, когда для подписания договора на крупную сделку в пакет документов срочно нужно было добавить бумагу, которую требовал контрагент, а её слишком долго не могли найти в архиве. Время шло, поиск по коробкам, старым папкам, бывшим сотрудникам ничего не давал. Узнав об этом конкуренты активизировались. Контрагент стал сильно нервничать и, в конце концов, отказался от сотрудничества. Итогом проволочки стала потеря контракта на миллионы рублей и ощутимый ущерб репутации компании.
Ещё один показательный пример – в рамках дела о банкротстве, после вынесения судебного акта судом первой инстанции в пользу компании, кредитор подал апелляционную жалобу, в которой выразил несогласие с решением, поскольку суд не запросил важные документы, способные повлиять на исход дела.
Суд передал жалобу в апелляционную инстанцию, а та, вняв доводам кредитора, предписала компании предоставить документы. Нужные бумаги в архиве вовремя не нашлись, решение было пересмотрено, и компания не смогла списать долги. Потом оказалось, что на самом деле её руководство изначально было в состоянии их заплатить, но это уже совсем другая история, а мы здесь говорим лишь о важности того, чтобы нужный документ в архиве всегда был под рукой.
Сегодня, на фоне раскручивания ИИ и цифровизации всё чаще можно слышать разговоры о том, что бумажный архив – это неудобно, трудоёмко, затратно, а вот электронные копии – то, что надо. В подобной точке зрения есть доля правды, однако ценность бумажных оригиналов никуда не делась, ведь без них цифровую копию в суде или при проверке могут просто не принять. Но самое главное даже не в отсутствии документов, а в отсутствии порядка в архиве, когда в важный момент действительно нужную бумагу нельзя оперативно найти. Да, архив нужен не каждый день, но порядок в нём точно поможет в ситуации, когда всего от одного документа будет зависеть слишком много.