Архив ИП правильное хранение и обработка документов

Несмотря на то, что мы живём в 3 тысячелетии, для некоторых бумаг до сих пор действует правило “рукописи не горят”: отдельные документы ИП предписано хранить 75 лет. Закон “Об архивном деле в РФ” обязывает индивидуальных предпринимателей обеспечивать сохранность кадровой и другой документации. Список бумаг, подлежащих хранению, содержит более 1000 пунктов (просмотреть его можно в Приказе Министерства культуры № 558).
Какие именно бумаги должен содержать архив ИП? Каковы санкции за утерю документов, предусмотренных трудовым законодательством? Нужно ли передавать бумаги на муниципальное хранение, и когда именно надо сдать документы в архив? ИП – одна из наших специализаций, и сегодня мы расскажем о некоторых “подводных камнях” деятельности индивидуальных предпринимателей.

При обработке архива ИП мы выделяем:

  • Регистрационные документы: свидетельства о госрегистрации и постановке на учёт в налоговой организации, лист записи в ЕГРИП, статистические коды и т.д.;
  • разрешающую документацию – например, лицензии, сертификаты, допуски, справки из санитарно-эпидемической службы, пожарного надзора;
  • документы учётные и отчётные – декларации, счета, накладные, квитанции, акты приёма-сдачи, договоры;
  • кадровые документы: штатное расписание, трудовые договоры, бумаги по выплатам сотрудникам, табель учёта рабочего времени, приказы и распоряжения по личному составу, графики отпусков и т.д.

Отличия архива ИП от ООО

Главное отличие между правовыми формами ООО и ИП является только что ИП имеет меньше форм отчетности с точки зрения сроках хранения документов и обязанности сохранности и передачи архива при ликвидации никаких отличий нет. Например, если за неправильное хранение документации предпринимателю  также грозит штраф от 500 рублей, то за утерю некоторых бумаг придётся выложить все 5000. А если утрачен целый ряд документов – сумма штрафа будет расти. Вот почему  обработку архива лучше провести заранее, не дожидаясь проверок. Обратитесь в “Архивный Эксперт” – мы восполним утраченную документацию со знанием дела и Закона. К примеру, утерянные документы по личному составу заменим заверенными копиями. Если же произошло бедствие – например, пожар, – мы составим соответствующие документы для архива.
При ликвидации предприятия мы поможем сдать документы в архив (ИП обязаны делать это только при ликвидации). Мы отберём необходимые приказы, карточки учёта личного состава, лицевые счета или расчётно-платёжные ведомости, и прочие бумаги, подлежащие передаче в государственный или муниципальный архив.

Результаты работы

Результат нашей работы – безукоризненное соблюдение индивидуальным предпринимателем буквы Закона. Ни одна проверка больше не выбьет вас из колеи и не затормозит работу предприятия. Вы спокойно занимаетесь любимым делом – об остальном заботится “Архивный Эксперт”.