Архив и выгрузка электронных документов для ФНС

Один из эффективных способов оптимизации бизнеса — цифровизация внутренних бизнес-процессов. Переходя на электронные документы, вы минимизируете время обработки бумаг и существенно упрощаете документооборот, делаете его более безопасным, прозрачным, надежным. Но есть и свои нюансы: нужно знать все правила оформления документов для разных инстанций, в частности алгоритм оформления архива электронных документов для ФНС.

В чем заключаются сложности?

Официальные ведомства гораздо позже оценили все преимущества цифрового документооборота: в то время как юрлица уже спокойно обменивались между собой документами в электронном формате, в той же налоговой все еще существовала практика очередей и бумаг. Но в результате и ФНС, и другие органы все же сформировали свои требования к электронному документообороту, и теперь под них вынуждены подстраиваться все организации, ранее определявшие порядок оформления самостоятельно. Теперь же у ФНС и к выгрузке электронных документов, и к их оформлению есть свои требования, которые обязательно нужно учитывать.

 как правильно подготавливать документы для ФНС

Перед тем как начинать выгрузку электронных документов для ФНС, убедитесь, что они соответствуют требованиям этой инстанции. Правила довольно просты, но обязательны для выполнения:

• принимается только формат PDF и TIFF. Первый формат используется при одностраничных сканах, второй — если речь идет о документах с несколькими страницами;
• бумаги с черно-белыми изображениями сканируются в режиме сканера 8-bit Grayscale. Цветные — в режиме RGB;
• разрешение документов — 150 или 300 DPI;
• отсканированный документ должен свободно открываться в стандартных ОС;
• выгрузка электронных документов для ФНС должна производиться свободно, без паролей и запретов на печать.

Как видно, ничего особенно сложного в правилах подготовки архивов электронных документов для ФНС нет. Но нужно понимать, что правила регулярно меняются, и вполне возможно, что на тот момент, когда вы решите оформить выгрузку электронных документов для ФНС, уже будут введены новые ограничения. Поэтому не стоит рисковать и действовать самостоятельно, лучше обратиться к профессионалам.

О нас

Мы предлагаем широкий спектр архивных услуг: обработку и сканирование документов, сдачу в архив при ликвидации компании, создание электронного архива, проводим экспертизу ценности документов и многое другое, в частности подготавливаем архив и выгрузку электронных документов для ФНС. К вашим услугам опытные специалисты, способные решить — быстро, качественно, легко — задачи любого уровня сложности. Ждем ваших обращений.