Аренда помещений под архив

Существует ряд причин, по которым многие компании предпочитают хранение документов на территории своих фирм. Но со временем имеющихся у них площадей хранения становится недостаточно, и тогда перед руководителями этих организаций ребром встаёт вопрос об аренде помещений под архив.

Нормы и требования к помещению архива

Если Вы хотите арендовать помещение под архив, то, прежде всего, Вам стоит помнить о нормах и требованиях, предъявляемых к архивным помещениям. Архивные помещения должны отвечать всем требованиям противопожарной безопасности: помещение под архив не может располагаться в деревянном здании, электропроводка обязательно должна быть скрытой, помещение должно быть оснащено передовыми устройствами пожаротушения.

Подвальные и чердачные площади

Аренда помещения под архив не предполагает аренду подвальных и чердачных площадей, наличия канализации и водоснабжения, т.к. архивные помещения необходимо обезопасить от затоплений, так же как и от пожаров. Именно поэтому противопожарные устройства не могут быть водными, а должны быть газовыми или порошковыми.

Охранный режим помещения архива

Также строго регламентируется и охранный режим арендованного под архив помещения, которое должно быть оснащено металлической дверью и сигнализацией. Более того, принимая решение об аренде помещения под архив, необходимо помнить и о прочих нормах. Это касается температурно-влажностного режима, для регулирования которого архивное помещение необходимо снабдить специальными кондиционирующими и отопительными системами. Эти системы будут поддерживать температуру в 17-19 и влажность воздуха в 50-55%.

Санитарно-гигиенический режим

Также строги требования к санитарно-гигиеническому режиму: в архивном помещении должны регулярно проводиться сухая и влажная уборки, исключающее появление мышей, крыс, насекомых и плесени. И последнее о чём стоит помнить, арендуя помещение под архив, это световой режим: документы, как бумажные, так и расположенные на электронных носителях, должны храниться в темноте.

Удобство использования

Мы перечислили требования, которые предъявляются к архивным помещениям. Соблюдение этих правил регулярно проверяется различными службами и комиссиями. Но организациям, желающим арендовать помещение под архив, необходимо помнить и об удобстве использования архива, и об экономии средств, и, соответственно, нужно внимательно отнестись к выбору архивных систем: стеллажей, шкафов, сейфов. Кстати, нормы по их установке также чётко регламентированы.