Особое внимание уделяется финансовым и налоговым отчетам, а также кадровому делопроизводству
Для закрывающихся предприятий в случае ликвидации в результате банкротства или реорганизации встает проблема – куда деть документы. Тем более остро стоит эта проблема для кадровых документов сотрудников, личные дела которых должны храниться в архиве 70 лет.
Сотрудники компании проводят анализ работы архива организации с целью определения ценности документов и срока их хранения в соответствии с действующим законодательством. Отобранные для уничтожения документы оформляются Актом утвержденного образца, который подписывают члены комиссии. В состав комиссии входят представители предприятия, работники архива, а в случае необходимости представители МВД, МЧС и других государственных структур. Затем документы вывозят и уничтожают в присутствии членов комиссии.
К документам длительного хранения относят все документы по учету кадров: приказы о приеме (увольнении) на работу, об отпусках, переводах, повышении квалификации, присвоении разрядов; табели учета рабочего времени, ведомости начисления заработной платы и платежные ведомости на выдачу заработной платы. Кроме кадровых документов, длительному хранению подлежат финансовые отчеты предприятия и балансы. Во время ликвидации или закрытия предприятия наши сотрудники тщательно просматривают хранение документы, и составляют подробную опись документов, передаваемых на хранение в архив.
Перед сдачей в архив бумажных документов, сотрудники сделают копии документов. Сканирование документов осуществляется на высокоточном оборудовании, что позволяет сделать качественную копию, на 100 % идентичную с оригиналом документа.
Сканированные документы собираются в архивные папки, по наименованиям деятельности, годам и месяцам работы, по видам документов. Электронный архив позволяет быстро найти копию любого документа, даже в отсутствие бумажного оригинала.
В случае закрытия или ликвидации предприятия и передачи документов в архив, бывшие работники предприятия могут обратиться с запросом для подтверждения трудового стажа или начисления заработной платы. Запрос в архив оформляется Заявлением установленной формы, после чего сотрудники архива готовят документы, оформленные в соответствии с требованиями действующего законодательства, заверяют подписями ответственных лиц и скрепляют документ печатью.