Письмо о планировании работы архивных учреждений на 2015 год

ПИСЬМО

При планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 г. Федеральное архивное агентство считает необходимым руководствоваться действующими документами стратегического планирования, касающимися сферы культуры и архивного дела, в том числе Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2012 N 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики», Государственной программой Российской Федерации «Развитие культуры и туризма» на 2013 — 2020 годы, проектом Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года, а также принятыми в установленном порядке планами мероприятий («дорожными картами») по повышению эффективности архивного дела.

При этом полагаем целесообразным при формировании планов работы на 2015 г. предусмотреть в них мероприятия, обеспечивающие:

в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

соблюдение нормативных режимов хранения документов, прежде всего противопожарного, охранного и санитарно-гигиенического;

обеспечение нормативных требований по организации хранения и учету документов, в том числе организации выдачи документов из хранилищ;

по мере возможности увеличение объемов работ по реставрации и страховому копированию уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, изготовлению цифровых копий фонда пользования;

соблюдение сроков цикличной проверки наличия и состояния документов; незамедлительное информирование территориальных органов Минкультуры России, Росархива и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела обо всех случаях необнаружения документов (предположительно по причине хищения);

оперативное представление материалов о снятии с учета необнаруженных документов для рассмотрения соответствующей комиссией Росархива (только федеральные архивы);

продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и региональных реестров;

в сфере комплектования:

организацию внедрения в практику работы Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях после вступления в силу приказа Минкультуры России;

продолжение работы по внедрению «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011), с учетом изменений, которые предполагается внести в Правительство Российской Федерации до конца 2014 г. (после принятия соответствующего постановления Правительства Российской Федерации);

продолжение работы по приему на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивах органов и организаций — источников комплектования сверх установленного срока;

осуществление комплекса работ по обеспечению сохранности и приему на постоянное и временное хранение архивных документов ликвидированных органов и организаций;

в сфере использования архивных документов:

участие в реализации планов основных мероприятий по подготовке и проведению юбилейных мероприятий, посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне 1941 — 1945 гг. и окончанию Второй мировой войны в 1945 г., 100-летию Первой мировой войны, а также комплекса мер по восстановлению исторической справедливости, политическому, социальному и духовному возрождению армянского, болгарского, греческого, крымско-татарского и немецкого народов, подвергшихся незаконной депортации и политическим репрессиям по национальному и иным признакам;

участие в мероприятиях, включенных в государственную программу «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2011 — 2015 годы» и соответствующую подпрограмму Росархива; подготовку предложений к проекту государственной программы «Патриотическое воспитание граждан Российской Федерации на 2016 — 2020 годы»;

участие в реализации соглашения между Росархивом и Россотрудничеством; мероприятий, предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Франции, Монголии и Китая;

организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2011 — 2015 годы, планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

участие в подготовке Плана деятельности МВК на 2016 — 2020 годы (только федеральные архивы);

пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов и Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу; внедрение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

расширение доступа к документам Архивного фонда Российской Федерации через сеть Интернет путем размещения на сайтах архивов электронных описей и образов документов;

подготовку сборников документов: «Оборонно-промышленный комплекс СССР в годы Великой Отечественной войны (1941 — 1945)», т. 5 (серия «История создания и развития оборонно-промышленного комплекса России и СССР. 1900 — 1963») (РГАЭ, ГАРФ, РГАСПИ, РГВА, РГАВМФ, филиал РГАНТД в г. Самаре); «Российско-китайские культурные связи в 1949 — 1960 гг.» (РГАЛИ, ГАРФ, РГАСПИ, РГАНИ, РГАКФД); «Советская модель экономики: взаимоотношения союзного центра с прибалтийскими республиками. Т. 3. Март 1965 — 1968 гг.» (РГАЭ, ГАРФ, РГАНИ), других документальных сборников по планам публикационной деятельности федеральных архивов;

подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов (по специальному плану), подготовку выставок: «По пути преодоления последствий войны: от конфронтации к примирению. Документы из архивов России и Германии» (2015 г., Москва, Берлин; ГАРФ, РГВА, РГАСПИ, РГАКФД, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ); «Народы Крыма в истории России» (2015 — 2016 гг., Симферополь, Севастополь, Москва; федеральные архивы, Совет Министров Республики Крым, Правительство г. Севастополя); «Манчжурская операция советских войск 1945 г. К 70-летию окончания Второй мировой войны» (2015 г., КНР; РГАСПИ, РГАКФД, РГВА, Государственная архивная служба КНР);

увеличение доли архивных документов и информационно-поисковых систем к ним, переведенных в электронный формат и доступных в режиме удаленного доступа;

содействие в реализации интернет-проектов и сборников документов и выставок, подготовка которых будет осуществляться в рамках ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» и/или с привлечением других источников финансирования (только федеральные архивы);

продолжение работы по организации деятельности Справочно-информационного центра федеральных архивов (РГАНТД, федеральные архивы, расположенные в г. Москве);

участие в реализации Указа Президента Российской Федерации от 06.08.2014 N 551 «О внесении изменений в Положение о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 14 ноября 2002 г. N 1325»;

приведение нормативно-методических документов архивных учреждений в соответствие с «Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах», утвержденным Приказом Минкультуры России от 03.06.2013 N 635 и зарегистрированным в Минюсте России 14.11.2013, регистрационный N 30386 (http://archives.ru/documents/order-use-archival-documents-russian-federation.shtml);

возобновление практики направления в Научную библиотеку ГАРФ одного экземпляра всех видов печатной продукции архивных учреждений (сборники документов, справочники, каталоги выставок, материалы конференций и т.д.);

участие в реализации планов мероприятий Российского исторического общества и Российского военно-исторического общества;

в сфере кадрового, организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

выполнение Приказа Росархива от 26.03.2013 N 22 «О мерах по реализации Плана мероприятий («дорожной карты») «Изменения в отраслях социальной сферы, направленные на повышение эффективности архивного дела», обратив особое внимание на пп. 2, 3 и 6.3 (http://archives.ru/documents/prik22_13.shtml);

внедрение и расширение применения в деятельности архивных учреждений принципов открытости;

соблюдение общих требований к формированию, ведению и утверждению перечней государственных (муниципальных) услуг и работ в области архивного дела, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями субъектов Российской Федерации (муниципальными учреждениями) в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2014 N 151 (http://archives.ru/documents/order_gov151_2014.shtml);

продолжение оказания организационно-методической помощи архивным учреждениям Республики Крым и города федерального значения Севастополя в их адаптации к новым условиям деятельности;

мониторинг потребностей архивов всех уровней в научно-методическом обеспечении основных направлений деятельности с целью представления заявок на проведение научно-исследовательских работ;

развитие кадрового потенциала архивов, создание действенных механизмов оценки работы архивистов и соответствия уровня оплаты труда его качеству;

участие в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве <1>;

участие в организации и проведении заседаний совместной Российско-Китайской рабочей группы по сотрудничеству в области архивов (КНР, РГАЛИ, РГАСПИ, РГИА ДВ, ВНИИДАД, Управление по делам архивов Правительства Хабаровского края, Управление архивами Свердловской области), Российско-Монгольской комиссии по сотрудничеству в области архивов (Монголия, РГАСПИ, РГВА, Управление по делам архивов Республики Бурятия, Архивное агентство Иркутской области, Управление архивами Свердловской области), встречи российских и армянских архивистов «Архивное дело России и Армении на современном этапе» (Россия, федеральные архивы, ВНИИДАД), а также участие во встрече архивистов России и Белоруссии (Белоруссия, федеральные архивы, ВНИИДАД, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <1>;

участие в XVI Общей конференции Евро-Азиатского регионального отделения Международного совета архивов (второе полугодие, ГАРФ, РГИА, ВНИИДАД, Главное архивное управление при Кабинете Министров Республики Татарстан, Комитет по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики) <2>;

участие в XXII международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (г. Москва, четвертый квартал);

участие в научно-практической конференции «Информационные технологии в архивном деле» на базе Государственного архива Пермского края (г. Пермь, второй квартал);

участие в отраслевом конкурсе профессионального мастерства «Лучший архивист России-2015/16»;

участие в отраслевом конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012 — 2014 гг.;

продолжение работы по созданию и развитию архивных сайтов, регулярное предоставление информации для размещения на портале «Архивы России».

<1> Точная дата и место проведения будут сообщены дополнительно.

<2> Точное место проведения будет сообщено дополнительно.

При планировании деятельности НМС архивных учреждений федеральных округов просим предусмотреть выдвижение на отраслевой конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012 — 2014 гг., а также обсуждение и выдвижение претендентов для участия в третьем туре отраслевого конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист России-2015/16».

Напоминаем, что в Росархив представляются:

планово-отчетные документы в сроки, определенные Приказом Росархива от 12.10.2006 N 59 (http://www.rusarchives.ru/news/prik59_06.shtml), при этом план работы федерального архива представляется с приложением к нему расчетной части;

статистические отчеты по формам N 1 (раздельно по государственным и муниципальным архивам) и N 4 (направляются в электронном виде посредством электронного сервиса на сайте Росархива); отчет по форме 1-к (направляется на бумажном носителе и в электронном виде посредством электронного сервиса на сайте Росархива) — в сроки, определенные Приказом Росархива от 08.04.2014 N 32 (http://archives.ru/documents/prik32_2014.shtml), с учетом внесенных изменений в раздел 3 «Образовательный уровень руководителей и специалистов, состоящих в списочном составе»;

копия формы государственного статистического наблюдения «Сведения о численности и оплате труда работников сферы культуры по категориям персонала» (форма N ЗП-культура) — в сроки, установленные Приказом Росстата от 30.10.2012 N 574; в случае отсутствия данной статистической формы в отчетности — информация о средней заработной плате работников государственных архивов;

по одному экземпляру вышедших из печати за отчетный период сборников документов и справочно-информационных изданий, а также их библиографические описания и аннотации;

планы работы НМС архивных учреждений федеральных округов — к 1 декабря т.г., отчеты о работе НМС в 2014 г. — к 15 января 2015 г.;

заявочные карты на разработку научных тем в 2015 г. — в сроки, установленные Приказом Росархива от 22.08.2011 N 64 (http://archives.ru/documents/prik64_2011.shtml).

Для сведения просим представить данные о заявках на получение грантов российских и международных фондов и информацию о полученных грантах по установленной форме (название архива, название проекта, тип проекта (исследовательский, издательский, научные мероприятия, создание информационных ресурсов, материально-техническое обеспечение), грантодатель, исполнители, соисполнители, годы осуществления проекта, запрашиваемая (полученная) сумма, наименование и характер создаваемого продукта (справочно-информационное издание, база данных, электронный ресурс в сети Интернет и т.п.), владелец продукта, виды и условия использования продукта (только федеральные архивы)).

В связи с размещением Центрального фондового каталога в сети Интернет представить в срок до 1 февраля 2015 г. копии массивов данных в формате БД «Фондовый каталог». Копии передаются в Росархив путем загрузки на ftp-сервер.

В годовых отчетах об основной деятельности архивных учреждений просим по возможности более подробно отразить:

работу по взаимодействию с органами местного самоуправления и муниципальными архивами;

участие в реализации региональных программ развития культуры и/или архивного дела, информатизации;

изменения, произошедшие в сети архивных учреждений субъектов Российской Федерации, указав их названия, подчиненность, организационно-правовую форму, штатную численность;

работу по рассекречиванию архивных документов, указав название комиссий по рассекречиванию, количество дел и документов, подготовленных к рассекречиванию, количество дел и документов, рассекреченных в плановом порядке, вне плана полностью, частично, из каких фондов, хронологические рамки, количество оставленных на секретном хранении; проблемы работы по рассекречиванию и пути их решения.

Обращаем внимание, что прием заявок на участие в реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012 — 2018 годы)» в 2015 г. будет осуществляться до 1 октября т.г. в порядке, установленном Приказом Росархива от 30.03.2012 N 23 (http://archives.ru/documents/prik23_12.shtml), в электронном виде с помощью размещенного на сайте Росархива сервиса.

Просим также направить в Росархив предложения к «Плану командировок Федерального архивного агентства и подведомственных федеральных архивных учреждений на 2015 год» — до 1 ноября т.г. (только федеральные архивные учреждения); информацию о расходах регионального бюджета на содержание государственных архивов, утвержденных на 2015 г., с разбивкой по статьям экономической классификации — до 1 марта 2015 г.

Руководитель Федерального

архивного агентства

А.Н.АРТИЗОВ