Архивирование кадровых документов с помощью электронных систем позволяет эффективно решать большую часть сложностей работы с поиском и хранением кадровых документов
Электронный архив выполняет следующие функции:
- ускоряет поиск нужного документа (личного дела, справки, выписки или приказа);
- служит хранилищем для старых документов, срок действия которых у же истёк, а бумажная копия уничтожена;
- упрощает работу кадрового отдела.
Как выглядит процесс
Не стоит забывать
Хранящиеся в электронном архиве кадровые документы юридически не равноценны бумажным. На сегодняшний момент такой архив может использоваться только как инструмент повседневной работы кадровика, позволяющий быстро найти информацию по работникам. В отдельных случаях такой архив можно использовать как способ восстановления утерянных документов
Особенности кадровых документов
- Срок хранение документов по личному составу, составляет 50 лет (если документы созданы до 2003 года-75 лет);
- документы в случае ликвидации передаются на государственное хранение;
- Сканирование проводиться после архивной обработки.
Плюсы очевидны: Отпадает надобность в запросах на доставку понадобившихся Вам бумаг из хранилища; Количество дополнительных услуг уменьшается, а значит, Вы экономите средства. После сканирования на поиск нужного документа уходит всего 20-30 секунд;
У Вас всегда готов ответы на запросы, которая в 95% случаев требует копии документов. Вы максимльно застрахованы от форс-мажорных обстоятельств, которые могут повредить или уничтожить документы
Выгода
- контроль возврата документов ;
- экономия времени;
- простота использования;
- дополнительные опции;
- соотношение цены и функциональности.
Сканирование предполагает максимальную автоматизацию, в режиме, в котором можно делать корректировку текстов, после каждого этапа обработки документов. В результате вы получаете действительно качественный результат в нужном формате.
Какие документы обычно сканируют
- Приказы
- Заявления
- Трудовые договора
- Договора ГПХ
- Акты приемки по ГПХ
- Карточки Т2
- Должностные инструкции
- Дополнительные документы
Актуальность
Электронный архив позволяет значительно сократить скорость обработки документации . При большом количестве документов это позволяет сэкономить деньги и время. После внедрения расширяются возможности работы с документами. Пользователи могут выполнять поиск по любым фрагментам текста, анализировать данные, осуществлять другие действия.
Обращайтесь к нам, наши специалисты в совершенстве знакомы с порядком работы с кадровыми документами. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством .
