Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка. Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?
Нормативная база
Главными нормативными документами по вопросам сроков уничтожения документов являются Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Специалисты компании «Архивный Эксперт» обладают большим опытом работы с предприятиями различных форм собственности, в том числе — бюджетными и способны решать все вопросы, связанные с грамотным и своевременным уничтожением документов.
Правила уничтожения документов
- Уничтожать только просмотренные документы. Перед уничтожением каждое дело должно быть полистно просмотрено вручную, чтобы не уничтожить случайно попавший важный документ.
- Документировать каждую уничтоженную бумагу. Обязательно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который должен утвердить руководитель.
- Обеспечить конфиденциальность. Чтобы документы не перехватили конкуренты, процесс уничтожения должен проходить в Вашем присутствии.
- Сроки хранения документов. Всегда нужно их соблюдать и нельзя уничтожать пока срок хранения документов не истек.
Своевременность и регулярность
Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит Вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения. Уничтожение документов от позволит Вам существенно сэкономить на расходах по ведению архива и избавят от дополнительных налоговых и финансовых убытков.
Процедура списания и уничтожения документов
- проводится экспертиза ценности документов;
- отбор к уничтожению документов, сроки которых истекли;
- составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- предоставление машины и грузчиков;
- оформление документов об уничтожении (акт);
Внимание! Уничтожаются только те документы, сроки хранения которых истекли. Документы просматриваются, затем отбираются на уничтожение и делается соответствующий акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. После физической утилизации Вам предоставляется акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания какие документы были уничтожены.
Акт является обязательным при уничтожение
Некоторые документы перед уничтожением требуют согласования с архивным органом. В случае, если документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуются расследование причин пропажи. Для выяснения этого вопроса создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.
Форс-мажор
Отметим, что если документы были уничтожены или существенно повреждены в результате форс-мажорной ситуации, то в данную комиссию приглашаются представители охранных структур, следственных органов, МЧС, пожарного надзора или других организаций, имеющих непосредственное отношение к ситуации.
Акт уничтожения документов должен включать:
— название предприятия (компании);
— должность руководителя организации;
— подпись и расшифровка подписи, номер акта, указание даты;
— место составления;
— указание основания для уничтожения;
— список документов с номерами, заголовками дел, датами дел, номерами описей, индексами дела, количеством дел, сроками хранения и примечаниями;
— соответствующие подписи и расшифровки;
— наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности.
Уничтожения документов с грифами «Конфиденциально», «Секретно» и «Для служебного пользования» производится исключительно в соответствии со специальными инструкциями.
Физическое уничтожение документов
Физическое уничтожение документов производится компании на промышленном шредере, в присутствии ответственного сотрудника. После уничтожения документов, в том числе бухгалтерских, мы предоставляем пакет документации о проведённых работах.
