В архивах предприятий находится много ценных бумаг, важных сведений, потеря которых, безусловно, отрицательно повлияет на работу офиса, всей компании или производства в целом. Случается, что необходимо переместить архив из одного места в другое, например, при переезде офиса.
Как обезопасить его от утрат?
Конечно же, обратиться к специалистам в этой области. Перевозка архива – это одна из услуг, которую предлагает компания «Архивный Эксперт». Перевозка архивов будет выполнена быстро и профессионально, если вы обратитесь к нам.
Резервные копии
Прежде всего, до начала перевозки архивов стоит обеспечить резервные копии, при современных технических возможностях это сделать несложно. Лучший способ – сканирование документов и сохранение их в электронном виде на съемном носителе. Самые ценные, например, учредительные документы организации, следует не только ксерокопировать, но и заверить их соответствие оригиналу у нотариуса, а после чего сдать в банковскую ячейку.
Составить опись
Кроме того, необходимо составить еще один документ: перечень перевозимых документов. Пока осуществляется перевозка архивов этот документ остается самым важным, ведь именно по нем будут приниматься все бумаги. Учитывая объемы перевозимых документов, для удобства в упаковке и сортировке их следует распределить на категории: «бухгалтерская документация», «кадровые документы» и так далее.
Упаковка
Для того чтобы бумаги после перемещения сохранились в надлежащем виде их нужно правильно упаковать перед отправкой, этот процесс лучше доверить профессиональному персоналу. Упаковка документов должна соответствовать приведенным ниже параметрам, для того, что бы перевозка архивов состоялась удачно.
Крепкость упаковки для перевозки
Один из главных принципов упаковки документов – это «многослойность». Все документы распределяются по тематике, сортируются по размеру и складываются аккуратными стопками, причем не слишком большими, чтобы их можно было перенести вручную. После этого образованные пачки бумаг тщательно упаковывают во влагоустойчивый материал: полиэтиленовые пакеты, стрейч – пленку. Следует помнить, что бумага неустойчива к сырости, а любой документ с намокшими краями может быть признан просто недействительным. Упаковка должна быть минимального объема, для экономии места во время грузоперевозки.
В чем удобно перевозить
Следующим шагом будет уложить документы в транспортировочную тару. Перевозка архива удобна в картонных коробках, подходящих размеров. При случае можно использовать из многослойного картона короба, выдерживающие около тридцати килограмм веса, опять же ориентируясь на человеческую силу.
Если же транспортируется многотысячный архив, то коробки ставятся на поддон и обматываются стрейч – пленкой, чтобы сформировать паллету, и доставляются к автомобилю, или другому виду транспорта на специальном погрузчике.
Маркировка документов
Еще один этап, которого следует придерживаться – это маркировка документов перед перевозкой. Каждый владелец выбирает сам принцип маркировки, например «бухгалтерская отчетность такого то отдела за такой-то год», или проще «бухгалтерия», «кадры» и так далее. От упорядоченности документов зависит скорость сортировки бумаг на новом месте и вероятность затерять важные документы.
Обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт» перевозка архива с помощью наших специалистов будет выполнена быстро и профессионально.
