Архивная обработка

В октябре 2004 года вступил в действие Федеральный закон № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации». Это основной нормативный документ, очень подробно регулирующий вопросы архивной обработки документов независимо от того в каком предприятии они образовались, и за какой период деятельности сформировались документы. Несмотря на постоянные разговоры об неактуальности работы с бумажными документами, архивная обработка нужна всегда и везде. Вопрос лишь в том что подразумевается под этим термином.

Что может подразумеваться под архивной обработкой?

  • Систематизация и опись документов;
  • Сканирование документов;
  • Работа с электронным архивом
  • Экспертиза ценности документов;
  • Своевременное и качественное уничтожение документов;;

Отдельный ключевой вопрос-эта архивная обработка документов длительного и постоянного хранения. Здесь схожие принципы работы, требующие очень серьёзных практических навыков.

Для чего это нужно?

Архивная обработка представляет собой основной этап грамотного построения структуры самого архива, что необходимо для правильного содержания документов организации. Каждая фирма работает, развивается, расширяет клиентскую базу и увеличивает документооборот. Не проходит и двух лет, как на предприятии скапливается огромное количество документов. Эти документы содержат жизненно важную информацию и, соответственно, требуют особого к себе отношения. Помощником в удобном и быстром использовании документов является своевременная профессиональная архивная обработка документов. Мы проводим комплексную архивную обработку документов постоянного хранения, документов по личному составу, и документов временного срока хранения документов (до 10 лет).

Результат обработки документов

  1. Учет и сохранность документов;
  2. Эффективное использование хранящихся в архиве документов;

Специфика архивной обработки

Архивная обработка документов достаточно сложна для проведения собственными силами организации. Требует особого внимания и специальных знаний в данной области. Сотрудники нашей компании проведут систематизацию документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, с выделением дел личного состава, согласно правилам архивного дела.  Наши Специалисты обладают большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией работы  с документами. Работа с нами позволит Вам существенно сэкономить на расходах, избавит от рисков налоговых и юридических убытков.

Наша уникальность

Мы занимаемся не только архивной обработкой бумажных документов. Также наша компания одна из немногих оказывает весь комплекс услуг по обработки электронных документов.

Часто задаваемые вопросы
Для чего делается архивная обработка перед сдачей в Государственный архив
в Государственных архивах установлены определенные правила, в соответствии с которыми дела принимаются только в обработанном виде. Это дает возможность более компактного хранения и оперативного поиска информации для выдачи справок.
В организации нет места для хранения, можно ли просто выкинуть документы
Так делать категорически нельзя, так как документы имеют определенные сроки хранения и ответственность за хранения несет руководитель.
В таких случаях мы рекомендуем задачу разбить на этапы. Отбор документов к уничтожению сроки документов которые истекли далее оцифровка или архивная обработка документов в зависимости от ситуации. Такой подход в дальнейшем позволит сэкономить на хранение документов.
Какая цель архивной обработки документов
Основная цель это сократить время поиска документов и освободить пространство в офисе, в отдельных случаях как ликвидация или реорганизация это является обязательной частью процедуры. Если же мы говорим о обработке документов в электронном виде то добавляется возможность работать с документами удалённо.
Когда не актуальна архивная обработка
  1. Когда документов нет.
  2. Если документы не подлежат восстановлению: сгорели или затопило.
  3. Когда нет желания наводить порядок с документами.