Добрый день. Всегда утверждаются уже подготовленные документы. Если имеется в виду, что документ необходимо утвердить до определенной даты, то большой ошибки в первой формулировке нет. Если же документ требует утверждения, то после его разработки следует издавать приказ об утверждении, допускается также проставление грифа утверждения на самом документе в правом верхнем углу (УТВЕРЖДАЮ), в этом случае приказ не издается, для такого случая и подойдет такая формулировка.