Добрый день. Личные карточки обычно подшиваются в один том, в пределах года увольнения. В крайних случаях объединяют за несколько лет. Если работников много, то разбиваются на несколько томов, ааголовок каждого тома дополняется по алфавитному принципу (например, «А — Н», «О — Я» и т.п.).