Здравствуйте! Пытаюсь разобраться с учетом дел в архиве суда. Из учетных документов есть только описи. Помогите, пожалуйста, разобраться с заполнением книги учета поступления и выбытия и листа фонда. Например, если часть дел 2018 года сдана в архив в 1 ноября 2018, другая часть 1 марта 2019, а годовой раздел архивной описи составлен 1 апреля. Правильно ли я понимаю, что в книгу учета заносятся даты фактического поступления дел (1 ноября и 1 марта), а в лист фонда — дата составления годового раздела описи? Или дата её утверждения? (Опись составлена, а на утверждение ЭПК будет направлена через 3 года).

Здравствуйте! Заполняйте книгу учета поступления и выбытия дел, документов и лист фонда согласно приложениям 11 и 13 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Тогда Вам всё станет понятным. В книгу учета заносится каждое поступление документов в архив. По вашим сведениям надо занести в книгу поступления согласно сдаточным описям поступления 01.11.2018 и 01.03.2019, заполнив графы 1-6. После составления описи дел 01.04.2019 следует заполнить графы 8-10. Лист фонда (приложение 13 Правил) имеет два раздела: 1. Учёт неописанных документов. 2. Учёт описанных документов. Поэтому следует заполнять в листе сведения, как до упорядочения документов, так и после составления описей дел. По описанным документам в листе фонда заполняются разные графы: 1-7 – описанные документы, 8-9 – утвержденные ЭПК. Графы 1-7 заполните 01.04.2019, графы 8-9 – через 3 года.