Добрый день. Структурное подразделение передает в архив организации научно-техническую документацию по описи. В ней делается отметка о наличии двух экземпляров. Обычно в двух экземплярах сдаются отчеты по темам НИР. Отчеты по научно-исследовательским работам (темам НИР) дополнительно учитываются в инвентарной книге учета, где также отмечается наличие 2-х экземпляров. Первый экземпляр отчета по НИР впоследствии передается по описи на государственное хранение, второй экземпляр используется для работы в читальном зале организации. Две описи на один отчет в 2-х экземплярах составлять не надо.