здравствуйте, подскажите, пожалуйста, если НД каждый год новая, то получается, что в архив каждый год будет поступать дело с индексом, например 2-1, как потом искать?

Кроме индекса дела (02-01), на обложке указываются заголовок дела, крайние даты документов или год и др., что позволяет идентифицировать дело. Кроме того, при передаче документов в архив составляются сдаточные описи, по которым легко можно найти нужное дело.