Здравствуйте! Мы в дело подшиваем просто копии исходящего документа и все, т.е. 1 экз. письма подписывает рук-ль и после подписания с него делается копия. Это нарушение?

Здравствуйте! Это не нарушение. Но удобнее, когда руководитель подписывает два экземпляра письма. Тогда не надо делать и заверять копию.