Добрый день. При оформлении личных дел уволенных работников на обложке дела проставляется индекс дела по номенклатуре. Отдельно проставляется архивный номер согласно описи дел. Для учета личных дел в текущем делопроизводстве ваша нумерация вполне подходит.