Добрый день. Да, каждому делу присваивается свой номер, согласно описи. По поводу простановки томов в описи и на деле, все зависит от требований местного главархива. В некоторых архивах, даже при разделении, например, приказов по личному составу на два дела за год (январь-июнь, и июль-декабрь к примеру), требуют писать том 1 и 2. По этому вопросу обратитесь в местный главархив.