Здравствуйте, 1.Головная организация просит предоставить описи дел постоянного хранения филиала. Структурного подразделения – архив — в филиале не предусмотрено, все дела хранятся в подразделениях филиала (бухгалтерия, отдел кадров, приемная директора). Каким образом правильно организовать работу по составлению описей?2.Уточните, пожалуйста, не могу понять когда должен утверждать опись руководитель, если внесение информации в нее продолжаются ежегодно с валовой нумерацией? И когда делать итоговую запись? Ежегодно? Тогда это не одна опись получается…

Здравствуйте! 1. Перед составлением описей дела постоянного хранения должны быть соответствующим образом оформлены (сформированы, подшиты или переплетены, листы пронумерованы и пр.). Можно назначить ответственное лицо для упорядочения документов, либо заключить договор с архивным учреждением на обработку документов. 2. Итоговая запись составляется к каждому годовому разделу описи. После согласования годового раздела описи дел постоянного хранения ЭК организации она утверждается руководителем организации (для организаций-источников комплектования опись утверждает также ЭПК архивного органа). Нумерация дел в годовых разделах описи постоянного хранения сквозная. Никакого противоречия тут нет. Руководитель утверждает годовой раздел описи.