Я работаю в государственном учреждении здравоохранения «диспансере». 4 года назад всех нас признали источниками комплектования архива. В ходе работы возникли трудности. Первая, основная, у нас нет помещений под архив, из-за этого нет возможности корректно и в соблюдении правил работать с архивными документами. Второе, документы учреждения не имеют документов представляющих историческую ценность и уникальность. В третьих, так как мы подшефная организация, сведения о нас хранятся, как в Министерстве здравоохранения так и МИАЦ. Подскажите, как лучше поступить, направить письмо в гос.архив города с просьбой о выходе из комплектования госархива (и как тогда составить письмо). Либо — есть ли возможность сократить номенклатуру до минимума: документы личного состава (отдел кадров) и документы бухгалтерии, если есть такая возможность, то на что ссылаться. Заранее благодарна за ответ.

Здравствуйте! Все эти вопросы Вам надо решать с государственным архивом. Могу только высказать свои соображения. Во-первых, отсутствие помещения под архив не является основанием для исключения организации из списка источников комплектования. Архив – это не архивохранилище, а прежде всего, документальный фонд. Вопрос с помещением, конечно, надо решать, но для начала можно приобрести запираемые шкафы и установить их в удобном месте. Тем более, документы по личному составу вы обязаны хранить в течение 75 лет, а их объем, как правило, значительно превышает количество документов постоянного хранения. По поводу исторической ценности документов. Организация включается в список источников комплектования государственного архива только после изучения и экспертизы ценности документов специалистами архивного органа и последующего решения ЭПК. Вышестоящая организация не может отражать все документы подведомственной организации. Как правило, это только отчетность. Ваше право написать письмо об исключении из списка, но решение по государственной организации всё равно будет за государственным архивом. «Сократить» номенклатуру дел – это уже совсем абсурд. Вы должны включать в номенклатуру дел все заводимые в учреждении дела, это для вашего удобства. Кроме того, вас может проверить по этому вопросу вышестоящая организация. Насколько мне известно, в последнее время Минздрав уделяет большое внимание вопросам делопроизводства и архива.