Правила хранения проектной документации

Правила хранения проектной документации определены рядом нормативных документов и общих положений:

1. Законодательные и нормативные основания. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общие принципы хранения и обращения с официальными документами. Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 устанавливает сроки хранения проектно-сметной документации. Строительные регламенты и своды правил (например, СП 48.13330.2011 «Организация строительства») определяют специфику проектирования и подготовки строительной документации.
2. Сроки хранения. Проектная документация относится к категории долгосрочного хранения. Согласно законодательству, минимальный срок хранения — 5 лет, но фактически проекты сохраняются на весь срок эксплуатации объекта (примерно 30-50 лет).
3. Ответственность за хранение. Задача хранения проектной документации возлагается на заказчика строительства. Часто эта обязанность делегирована специально назначенному сотруднику или подразделению внутри организации (архивный отдел, отдел капитального строительства).
4. Форма хранения. Разрешается использование двух форм хранения. Бумажная форма (оригинальные экземпляры проекта); — Электронная форма (сканированные копии, базы данных, электронные архивы). При этом оба варианта должны обеспечивать безопасность, защиту от повреждений и несанкционированного доступа.
5. Технические требования. Документы должны находиться в специальных условиях (защита от влаги, огня, температурных колебаний). Необходимо организовать учет и контроль за движением документации. Обязательна систематизация документов, формирование регистрационных журналов учета.