Подскажите, пожалуйста, на основе сдаточных описей составляю сводную опись (прежде эта работа в организации не велась). А как быть с делами постоянного хранения, которые подразделение хранит у себя, не включать их в опись? А если через несколько лет они решат их сдать, куда вносить, если опись за тот год будет уже утверждена?

Все дела постоянного хранения включаются в опись дел постоянного хранения, опись составляется по годовым разделам. Если дело, необходимое для работы, хранится в структурном подразделении, его надо включить в опись после соответствующей обработки, а затем выдать структурному подразделению под роспись во временное пользование. Для этого существует журнал выдачи документов во временное пользование.